In dit artikel geven we een uitleg over hoe we bij Ubeeo support leveren.
Dit kan via tickets, en via de livechat. Telefonische support is niet mogelijk.
Tickets
Tickets kunnen worden ingestuurd via de Ubeeo Support portaal (https://support.ubeeo.nl). Heb je nog geen account, dan kan je dit op deze pagina aanmaken.
Ben je je wachtwoord voor de portaal vergeten? Dan kan je dat ook op deze pagina opnieuw opvragen. Vul daarvoor je e-mail adres in en klik op volgende. Op deze pagina kan je het wachtwoord opnieuw opvragen.
Op de Support pagina kan je een categorie kiezen en je vraag, probleem of opmerking insturen.
Weet je geen categorie te kiezen? Geen probleem. Dan kan je een categorie kiezen waarvan je denkt dat deze het beste is. Bij binnenkomst van alle tickets controleren we de categorie van de tickets zelf ook. Dit om te zorgen dat de tickets bij de juiste teams terecht komen.
We verzoeken jullie één bevinding of vraag per ticket in te sturen. Dit omdat onze developers soms ook tickets oplossen en op deze manier houden we de controle over de tickets.
Wees bij het insturen van een ticket zo concreet mogelijk (geef vacature ID, kandidaat ID mee bijvoorbeeld).
Ook in de screenshots, geef zoveel mogelijk context mee van het scherm waar je in zit, inclusief de adresbalk / URL. Op die manier kunnen we je sneller helpen.
Chats
Via Ubeeo zelf kan je ook een chat opstarten, dit kan via het Chat icoon naast de zoekbalk.
Je komt dan bij Berend, onze bot, terecht. Berend zal je wat basis vragen stellen waarmee onze medewerkers direct met je vraag aan de slag kunnen.
Berend is er voornamelijk om de juiste informatie te vergaren. En in sommige gevallen je ook van een antwoord te voorzien. Kom je er samen met Berend niet uit? Dan heb je altijd de mogelijkheid om met een Ubeeo medewerker te spreken.
De chat is op werkdagen geopend van 9:00 tot 17:00 uur. We pakken chats op zodra ze binnenkomen. Het kan in geval van grote drukte wat langer duren voordat we aan jouw chat toe komen.
Op het moment dat wij reageren en jij bent niet in Ubeeo ingelogd, dan ontvang je ons antwoord ook in je e-mail. Op die manier mis je geen updates van onze kant.
Om betere doorstroming te garanderen sturen we na 25 minuten van inactiviteit na ons laatste bericht een vraag of je er nog bent en of we nog wat voor je kunnen doen. Als we na 5 minuten geen reactie daarop hebben ontvangen sluiten we de chat. Uiteraard kan je hierna gewoon weer reageren, maar dan kom je onderaan de rij. Zorg er dus voor dat je zo veel mogelijk in de chat blijft :-)
Op deze manier hopen we iedereen snel een antwoord op hun vraag / verzoek te geven.
Wanneer kies ik voor een ticket en wanneer voor een chat?
In de regel is het zo dat de chat voor gebruikersvragen is, bijvoorbeeld:
Hoe nodig ik een kandidaat uit?
Ik zie een bepaalde functionaliteit niet.
Er gebeurt iets vreemds bij een vacature / kandidaat, zou je mee kunnen kijken?
Een vacature is live gezet maar komt niet op de website.
Voor vragen die wat meer uitzoekwerk vergen, of een aanpassing in de implementatie vereisen is een ticket het meest geschikt.
Denk hierbij aan:
Aanpassingen in de configuratie.
Toevoegen van processtappen.
Vragen over Analytics.
Instellen van sollicitatieformulieren en e-mails.
Uiteraard kan je altijd een chat beginnen als je twijfelt, vanuit de chat kunnen we dan vragen of je er zelf een ticket voor wil aanmaken met daarin de exacte vraag, of het exacte verzoek. Of als we alle informatie in de chat al hebben kunnen wij hier zelf een ticket voor aanmaken zodat een van de collega's het kan oppakken.
Verzoeken voor wijzigingen in de configuratie of andere aanpassingen kunnen we alleen in behandeling nemen vanuit een super user of beheerder.
Verdere aandachtspunten
Wees zo concreet mogelijk, geef het ID van de kandidaat en de vacature door
Geef waar mogelijk foutmeldingcodes of stuur screenshots, op die manier kunnen we sneller zien waar het probleem zit
Geef in screenshots zoveel mogelijk context mee, sommige schermen lijken op elkaar. Stuur daarom bij voorkeur een screenshot van het gehele scherm inclusief adresbalk
Status pagina
Op de onze Status pagina houden we je op de hoogte van eventuele verstoringen. Op deze pagina geven we aan als er een storing is, ook geven we hier aan wat de storing inhoud of, als deze bekend is, wat de verwachte oplostijd is.
Je kan je inschrijven voor notificaties door op het notificatie icoon te klikken en daar je mail adres in te voeren:
