Ubeeo Analytics bevat meer dan 25 werkbladen. In deze handleiding wordt per werkblad uitgelegd welke informatie getoond wordt en hoe je deze informatie moet interpreteren.

Bij analyses speelt de factor tijd een belangrijk rol. Wat bepaalt de periode waarover wordt gekeken en welke datums bepalen die periode. Het feit dat vacatures, sollicitaties en processtappen op verschillende tijdstippen worden ingevoerd en/of uitgevoerd en dat dit niet altijd in chronologische volgorde wordt gedaan, maakt het ronduit lastig.

In Ubeeo Analytics moeten dan ook correcties worden gedaan om de tijdslijn voor het gevoel logisch te laten zijn, ook als de onderliggende data minder logisch is:

In het onderstaande schema zijn de belangrijke datumvelden benoemd.

Als je op het plaatje klikt terwijl je de shift-knop ingedrukt houdt, kan je het schema in een aparte browser-tabblad bekijken.

De belangrijke meetpunten van een vacature zijn:

Op elk werkblad staat aan de linkerkant het filtervak.

Het filtervak biedt de mogelijkheid om de meetperiode te bepalen (zelf gekozen tijdvak, jaar, kwartaal en maand), vacature status, organisatie onderdeel, recruiter, rol en daaraan gekoppelde personen, talentpool, vacaturekenmerk en waarde van vacaturekenmerk.

Het werkblad Dashboard is het eerste werkblad dat opent als Ubeeo Analytics wordt opgestart. Het werkblad bevat drie secties:

De sectie bevat een rij met KPI widgets (een box met een getal) en een rij met grafieken. Elke grafiek heeft een tab-functie om te switchen tussen posities en vacatures.

Ubeeo Analytics maakt onderscheid tussen vacatures en posities. Een vacature is de functie waarvoor medewerkers gezocht worden. Posities zijn het aantal medewerkers dat gezocht wordt voor een vacature. Een vacature kan dus voor één of meer posities zijn.

Er worden openstaande, ingevulde en vervulde posities en vacatures getoond. De stap waarmee een kandidaat in dienst wordt bepaald of een positie en/of vacature ingevuld of vervuld is.

Als een kandidaat met terugwerkende kracht wordt ingevoerd, wordt de indienstdatum voor beide meetpunten gehanteerd.

De sectie bevat een rij met KPI widgets (een box met een getal) en een rij met grafieken. KPI's en grafieken in de kleur groen zijn gerelateerd aan vacatures. KPI's en grafieken in donker turquoise zijn gerelateerd aan kandidaten. Elke grafiek heeft een tab-functie om te switchen tussen time-to-recruit en time-to-hire.

De sectie bevat een rij met KPI widgets (een box met een getal) en een rij met grafieken. Getoond worden het aantal nieuwe sollicitaties, het aantal gestopte sollicitaties en het aantal lopende sollicitaties.

Het werkblad Vacature selecties biedt de mogelijkheid om per vacaturekenmerk en per organisatie-onderdeel het aantal open posities op de laatste dag van de geselecteerde meetperiode te zien.

De vacaturekenmerken kunnen worden geselecteerd worden via het filtervak.

Het werkblad Kandidaat selecties biedt de mogelijkheid om per vacaturekenmerk en per organisatie-onderdeel het aantal open posities op de laatste dag van de geselecteerde meetperiode te zien.

De vacaturekenmerken kunnen worden geselecteerd worden via het filtervak.

Het werkblad Funnel toont het aantal kandidaten waarvoor tijdens de meetperiode een processtap is binnen de betreffende groep. De funnel kan getoond worden in aantallen en in precentages via de tab-functie.

Er is dus voor 1.481 kandidaten een sollicitatie opgevoerd, bijvoorbeeld via Sollicitatie via site, Referral of Backoffice sollicitatie. En er zijn 242 kandidaten aangenomen.

Het werkblad Vacature alerts bevat drie secties:

De sectie bevat twee KPI widgets (een box met een getal) en een grafiek.

De sectie bevat een grafiek en een tabel met het aantal actieve vacature alerts aan het eind van de meetperiode per kenmerk.

De vacaturekenmerken kunnen worden geselecteerd worden via het filtervak.

De sectie bevat een grafiek en een tabel met het aantal nieuwe en gestopte vacature alerts per maand.

Het werkblad Doorlooptijd vacatures bestaat uit vier delen:

Zie ook Datum meetpunten voor de visuele weergave van de verschillende datumvelden.

De grafieken tonen het aantal dagen tussen het openstellen van de vacature en het de ondertekening van de arbeidsovereenkomst met doorsnedes op organisatie-onderdeel, vacaturehouders en per (te selecteren) vacaturekenmerk.

Als voor een vacature meerdere posities ingevuld moeten worden, wordt de ondertekening van de laatste arbeidsovereenkomst aangehouden voor het berekenen van het aantal dagen.

De laatste grafiek wordt dus ook pas gevuld op het moment dat er in het filtervak een vacaturekenmerk geselecteerd is.

De grafieken bieden inzicht in aantallen en percentages vacatures onderverdeeld naar 0-60 dagen open ("kort"), 60-90 dagen open ("middellang"), 90-120 dagen open ("lang") en meer dan 120 dagen ("heel lang").

De grafieken tonen het aantal dagen dat vacatures open hebben gestaan met doorsnedes op organisatie-onderdeel, vacaturehouders en per (te selecteren) vacaturekenmerk.

De laatste grafiek wordt dus ook pas gevuld op het moment dat er in het filtervak een vacaturekenmerk geselecteerd is.

De grafieken bieden inzicht in aantallen en percentages vacatures onderverdeeld naar 0-60 dagen open ("kort"), 60-90 dagen open ("middellang"), 90-120 dagen open ("lang") en meer dan 120 dagen ("heel lang").

In het tabeloverzicht zijn alle vacatures opgenomen die tijdens de meetperiode opengesteld waren. Het tabeloverzicht bevat naast de vacaturenaam, het referentienummer, de organisatienaam, de huidige status, het aantal openstaande posities per einde meetperiode, het aantal ingevulde posities, het fulfillment percentage, de aanmaakdatum, startdatum, publicatiedatum, sluitdatum en de KPI's.

Het werkblad Doorlooptijd vacatures bestaat uit vier delen:

De grafieken tonen het gemiddeld aantal dagen tussen een sollicitatie en een indienstmelding (turquoise balk) en tussen een sollicitatie en de indiensttreding (rode balk) met doorsnedes op organisatie-onderdeel, vacaturehouders en per (te selecteren) vacaturekenmerk.

De laatste grafiek wordt dus ook pas gevuld op het moment dat er in het filtervak een vacaturekenmerk geselecteerd is.

De grafieken bieden inzicht in aantallen en percentages doorlooptijden op basis van indienstmelding (time-to-recruit) en indiensttreding (time-to-hire) onderverdeeld naar 0-60 dagen open ("kort"), 60-90 dagen open ("middellang"), 90-120 dagen open ("lang") en meer dan 120 dagen ("heel lang").

In het tabeloverzicht zijn alle kandidaten opgenomen die tijdens de meetperiode in procedure waren. Het tabeloverzicht bevat naast de vacaturenaam, het referentienummer, de organisatienaam, de huidige status, het aantal openstaande posities per einde meetperiode, het aantal ingevulde posities, het fulfillment percentage, de aanmaakdatum, startdatum, publicatiedatum, sluitdatum en de KPI's.

Het werkblad Doorlooptijd processtappen toont het gemiddeld aantal dagen dat een processtap heeft geduurd. Hierbij wordt gekeken naar de verstreken tijd tussen de processtap en de volgende primaire processtap.

Het zat dus gemiddeld 6,9 dagen tussen het uitnodigen voor het eerste gesprek en het eerste gesprek (standaard vervolgstap in Ubeeo ATS). De opvolging na het eerste gesprek duurde vervolgens gemiddeld 13,4 dagen gemiddeld.

Het werkblad Vacaturehouders toont per vacaturehouder het aantal open posities, ingevulde posities, lopende sollicitaties en time-to-recruit.

In het bovenste gedeelte van het werkblad kan via de tab-bladen de grafische weergave per vacaturehouder worden getoond voor de verschillende doormetingen. In het onderste gedeelde is die data in tabelvorm weergegeven.

Het werkblad Bureaus bestaat uit drie delen:

Volgens de bovenstaande grafiek heeft het bureau met de groene kleur 10 kandidaten aangeboden en zijn er 2 aangenomen.

Per bureau is voor elke vacature de funnel inzichtelijk gemaakt.

In Ubeeo kan op het kandidatenscherm de bron en specifieke bron van een kandidaat worden vastgelegd. Deze bron en specifieke bron kan ook uitgevraagd worden in het sollicitatieformulier. Bij referrals worden deze velden automatisch gevuld.

Het rapport bestaat uit twee delen:

Volgens de bovenstaande grafiek zijn 99 kandidaten gevonden via LinkedIn en zijn er 8 aangenomen.

Per bron is de funnel van kandidaten inzichtelijk gemaakt.

In samenwerking met Roadtrip kan Ubeeo gekoppeld woden aan Google Analytics 4 of Piwik Pro. De door Google Analytics 4 en Piwik Pro verzamelde bezoekergegevens worden dagelijks opgehaald. Door middel van het matchen van datasleutels kunnen sollicitaties aan bronnen worden gekoppeld.

De data is - omdat het een rechtstreeks uit Google Analytics 4 of Piwik Pro komt - ook terug te vinden in Google Looker Studio, Google Analytics of Piwik Pro rapportages. In aanvulling op Google Looker Studio, Google Analytics en Piwik Pro biedt Ubeeo Analytics filtermogelijkheden op alle vacaturekenmerken.

Het rapportageblad Bron (gemeten via Google Analytics) biedt inzicht in het aantal bezoekers van vacature-pagina’s en het aantal sollicitanten in verschillende fasen per campagne, bron, browser een device.

In de eerste grafiek wordt het aantal bezoeken per bron getoond. De tweede grafiek toont de verdeling tussen desktop, tablet en mobiel. De derde grafiek toont de verdeling naar verschillende browsers. Een bezoeker kan meerdere sessies per dag of in een periode hebben gehad en meerdere vacatures hebben bezocht. We tellen over een periode de bezoeker op basis van het Google Client ID of als unieke bezoeker ongeacht het aantal sessies of bezochte vacatures.

Voor de verschillende fasen in het proces zijn alle sollicitaties meegenomen. Dus niet alleen die sollicitaties die een match hebben binnen Google Analytics 4 of Piwik Pro. Er zijn aanvullingen gedaan door sollicitaties via bureaus op te nemen met de bureaus als bron en “Agency” als campagne. Voor referrals zijn de aanbrengers als bron opgenomen en is “Referral” de campagne. En wordt gebruik gemaakt van direct apply van Indeed, dan zijn de bron en de campagne “Indeed”. De overige sollicitaties zijn opgeslagen met “n/a” als bron en campagne.

Een funnel per campagne en bron. Hiermee wordt inzicht verschaft in de effectiviteit per bron. Het wordt aangeraden om naar een langere periode te kijken om rekening te houden met de doorlooptijd van kandidaten.

Het werkblad Indiensttredingen bestaat uit drie delen:

In de eerste sectie zijn grafieken opgenomen met de volgende KPI's:

Bij gender is de verdeling op basis van de inrichting van Ubeeo ATS:

In het tabeloverzicht zijn alle kandidaten opgenomen die tijdens de meetperiode in dienst zijn getreden. Het tabeloverzicht bevat de indienstdatum, naam, geboortedatum, gender, nationaliteit, vacature, referentie, vacaturehouder en reisafstand.

In de onderste sectie wordt over de meetperiode weergegeven hoeveel afwijzingen er volgde na welke primaire processtap.

Volgens de bovenstaande grafiek werden 1.234 afwijzingen verstuurd na het eerste gesprek.

Het werkblad Afgewezen kandidaten bestaat uit drie delen:

Bij gender is de verdeling op basis van de inrichting van Ubeeo ATS:

Voor de leeftijdsverdeling geldt dat de leeftijd op het moment van solliciteren als uitgangspunt gebruikt wordt.

De reden van afwijzing wordt in Ubeeo ATS vastgelegd bij de processtap en wordt ingesteld met een waardenlijst. In deze sectie wordt per reden het aantal afgewezen sollicitaties over de meetperiode weergegeven.

Volgens de bovenstaande grafiek waren 1.252 afwijzingen, omdat de kandidaat niet beschikte over de vereiste competenties.

In de onderste sectie wordt over de meetperiode weergegeven hoeveel afwijzingen er volgde na welke primaire processtap.

Volgens de bovenstaande grafiek werden 1.234 afwijzingen verstuurd na het eerste gesprek.

Het werkblad Teruggetrokken kandidaten bestaat uit drie delen:

Bij gender is de verdeling op basis van de inrichting van Ubeeo ATS:

Voor de leeftijdsverdeling geldt dat de leeftijd op het moment van solliciteren als uitgangspunt gebruikt wordt.

De reden van terugtrekking wordt in Ubeeo ATS vastgelegd bij de processtap en wordt ingesteld met een waardenlijst. In deze sectie wordt per reden het aantal teruggetrokken sollicitaties over de meetperiode weergegeven.

Volgens de bovenstaande grafiek gingen 20 sollicitanten niet akkoord met de arbeidsvoorwaarden.

In de onderste sectie wordt over de meetperiode weergegeven hoeveel terugtrekkingen er volgde na welke primaire processtap.

Volgens de bovenstaande grafiek trokken 54 kandidaten hun sollicitatie in na het tweede gesprek.

Het werkblad Gender diversiteit biedt de mogelijkheid om de diversiteit op het gebied van gendergelijkheid te analyseren.

Bij gender is de verdeling op basis van de inrichting van Ubeeo ATS:

Er zijn vier grafieken opgenomen:

De grafiek Genderverdeling per kenmerk wordt dus ook pas gevuld op het moment dat er in het filtervak een vacaturekenmerk geselecteerd is.

Het werkblad CBS-rapportage (ingevulde posities) geeft de getallen die doorgegeven moeten worden aan het CBS op basis van ingevulde posities. De kandidaten zijn dus in dienst gemeld, maar mogelijk nog niet in dienst getreden.

Het tabeloverzicht geeft van de vacatures, die gedurende de meetperiode open hebben gestaan, de bijbehorende CBS getallen weer.Via deze lijst kan gecontroleerd worden of de CBS cijfers ook daadwerkelijk kloppen.

Per vacature moet de berekening kloppen:

In het overzicht wordt deze berekening in de kolom OTR check uitgevoerd en moet dus altijd 0 zijn.

Het werkblad CBS-rapportage (vervulde posities) geeft de getallen die doorgegeven moeten worden aan het CBS op basis van vervulde posities. De kandidaten zijn dus in dienst getreden.

Het tabeloverzicht geeft van de vacatures, die gedurende de meetperiode open hebben gestaan, de bijbehorende CBS getallen weer. Via deze lijst kan gecontroleerd worden of de CBS cijfers ook daadwerkelijk kloppen.

Per vacature moet de berekening kloppen:

In het overzicht wordt deze berekening in de kolom OTF check uitgevoerd en moet dus altijd 0 zijn.

Het werkblad Openstaande vacatures biedt inzicht in het huidige aantal openstaande vacatures en het aantal openstaande vacatures over de meetperiode. Het werkblad bestaat uit drie secties:

In de tabeloverzichten zijn de openstaande vacatures weergegeven en per vacature de datum online, datum offline, vacature id, vacaturenaam, organisatie-onderdeel en het geselecteerde kenmerk.

Het werkblad Aangemaakte vacatures biedt inzicht in aantal aangemaakte vacatures en het aantal vacatures dat de status Proefversie heeft. Het werkblad bestaat uit drie secties:

In het tabeloverzicht worden de aangemaakte vacatures over de meetperiode weergegeven inclusief huidige status, vacature id, vacaturenaam, aanmaakdatum en organisatie-onderdeel.

Het werkblad Vervulde en teruggetrokken vacatures biedt inzicht in aantal vervulde en teruggetrokken vacatures. Het werkblad bestaat uit drie secties:

In het tabeloverzicht worden alle vacatures over de meetperiode weergegeven inclusief huidige status, vacature id, vacaturenaam, aanmaakdatum en organisatie-onderdeel.

Het werkblad Sollicitanten biedt allerlei doorsnedes van sollicitanten over een geselecteerde meetperiode. Het werkblad bestaat uit vijf secties:

Deze sectie bevat twee grafieken waarbij het aantal sollicitanten is verdeeld over leeftijdsgroepen en daarbinnen onderscheid is gemaakt tussen interne / externe sollicitanten of gender.

Deze sectie bevat twee grafieken. In de linkergrafiek wordt per organisatie-onderdeel het aantal sollicitanten, aantal sollicitanten op gesprek en het aantal indiensttredingen weergegeven. In de rechtergrafiek wordt per organisatie-onderdeel het percentage sollicitanten op gesprek en het percentage sollicitanten dat in dienst treedt weergegeven.

Deze sectie bevat twee grafieken. In de linkergrafiek wordt per waarde van het geselecteerde vacaturekenmerk het aantal sollicitanten, aantal sollicitanten op gesprek en het aantal indiensttredingen weergegeven. In de rechtergrafiek wordt per per waarde van het geselecteerde vacaturekenmerk het percentage sollicitanten op gesprek en het percentage sollicitanten dat in dienst treedt weergegeven.

In de tabeloverzichten worden alle sollicitanten over de meetperiode weergegeven met hun id, naam, of ze intern of extern zijn, vacature id, vacature en de datum waarop ze de verschillende stadia van de funnel hebben doorlopen binnen de meetperiode.

Voor klanten die gebruik maken van de referral module, wordt automatisch het werkblad Referrals geactiveerd. Het werkblad bestaat uit twee sectie:

In de eerste sectie wordt per referrer de funnel getoond over de geselecteerd periode.

In de tweede sectie worden de aangemelde kandidaten getoond die indiensttreden inclusief de gegevens van de referrer.

Een talentpool is een verzameling kandidaten die eenzelfde label of tag delen. Deze kunnen worden ingesteld op het kandidatendetailscherm of tijdens het afwijzen van een kandidaat. Het werkblad Talentpools biedt inzicht in de gebruikte labels en het aantal kandidaten dat aan zo'n label gekoppeld is. Het werkblad bestaat uit twee secties:

Deze sectie bevat twee overzichten: een grafische weergave van de gebruikte labels of tags en een tabeloverzicht. Hoe meer een label gebruikt is, hoe groter het woord toont in het grafische overzicht.

De tweede sectie bevat een tabeloverzicht met de kandidaten die een label hebben of het geselecteerde label hebben. Door een label te selecteren in de eerste sectie kan dus snel gekeken worden welke kandidaten dit label hebben.

Er zijn aan Ubeeo Analytics ook nog een aantal werkbladen toegevoegd met tabeloverzichten toegevoegd op basis van:

Deze overzichten zijn enerzijds handig om te exporteren en worden anderzijds vaak gebruikt om onderliggende data te controleren.