Bekijk deze video voor het plaatsen van een vacature. De tekstuele uitleg volgt onder de video.

Kies in het linker menu, bij Vacatures, de link Nieuwe vacature (Figuur 22). Hiermee open je het scherm om een nieuwe vacature toe te voegen.
​

Nieuwe vacature menu optie

Bij het aanmaken van een vacature krijgt je als eerste de optie om een compleet nieuwe vacature aan te maken, of een bestaande vacature te kopiëren. Bij het kopiëren van een bestaande vacature, worden alle kenmerken, instellingen en teksten van de vacature overgenomen. Op deze manier kan je tijd besparen als je een vergelijkbare vacature aan wilt maken of als je oude vacatures niet kan/wil hergebruiken.

Aanmaken nieuwe vacature

Een deel van de vacaturetekst wordt automatisch ingevuld: je hoeft zelf alleen de juiste classificaties (kenmerken) van de baan in te vullen. Deze classificatie velden worden zichtbaar als er een vacature template is geselecteerd. Dit geeft het type vacature aan (bijvoorbeeld een vacature of een stageplaats). Als er maar één vacature type beschikbaar is, wordt dit veld automatisch ingevuld. Wanneer dit veld ingevuld is, zullen de velden voor de classificaties worden weergegeven (figuur 2).

Volg hierna de volgende stappen om de vacature te creëren:

*Taalinstellingen zijn alleen zichtbaar als vacatures in meerdere talen gepubliceerd kunnen worden.

Na het invullen en opslaan van het formulier zal je automatisch verder verwezen worden naar het Vacature overzicht scherm.

Vacature toevoegen scherm met classificaties

Om een vacature op de website te plaatsen, moet de publicatie- en sluitdatum ingevuld zijn en de vacature moet de status "Definitieve versie" hebben. Zolang je nog bezig met het instellen van de kenmerken, laat je vacature op status "Proefversie" staan.

Zodra je je vacature hebt opgeslagen, krijg je een overzichtspagina met de gegevens over je vacature. Staat je vacature nog op "Proefversie"? Dan kan je deze eenvoudig aanpassen door op het pen-icoontje te klikken in het blok waar het veld staat. In dit geval het eerste blok. Zodra je op het pennetje geklikt hebt, opent het scherm om der aanpassing door te voeren.

Mijn vacatures menu optie

Het Mijn Vacatures scherm geeft alle vacatures weer van de gebruiker. Via Mijn vacatures dan zie een opsomming van de vacatures die op jouw naam. Via Alle vacatures zie je alle vacatures waar je toegang tot hebt.

De vacatures die worden weergegeven zijn aan te passen via de standaard filters of de geavanceerde filters. Naast het filteren van de vacatures, is het ook mogelijk om via de actiekolommen naar het ‘Vacature overzicht’ en ‘Sollicitanten Volg’ scherm te navigeren.

Mijn vacatures scherm

Op de Mijn Vacatures pagina zie je een lijst met vacatures op basis van de opties die geselecteerd zijn in de balk die boven de lijst staat (Figuur 26). De standaard weergegeven vacatures zijn alle vacatures waarvan jij de vacaturehouder bent.

Filteropties vacaturelijst

De vijf filteropties (Figuur 27) zijn de standaard opties om de vacatures uit de lijst te filteren of uit te breiden. De functionaliteit van deze opties zijn als volgt:

Actiekolommen mijn vacatures lijst

De actiekolommen in de vacature lijst zijn de twee iconen aan de linker kant van de lijst. Door te klikken op het eerste (vergrootglas) icoon, navigeer je naar het vacature overzicht scherm. Op dit scherm vind je de details van de gekozen vacature.

Het tweede (sollicitanten) icoon maakt het mogelijk om naar het Sollicitanten volgscherm te navigeren. Op dit scherm wordt er een overzicht gegeven van alle sollicitanten die gesolliciteerd hebben op deze vacature en in welke stap van het sollicitatieproces ze zich bevinden.

Op het vacature overzicht scherm vind je alle gegevens van de geselecteerde vacature in het linkerdeel van het scherm en de recruitment pipeline in het rechterdeel (Figuur 29).

Vacature overzicht scherm

De informatie over de vacature wordt weergegeven in het linker paneel op het scherm (Figuur hierboven). Het is verdeeld in drie delen; vacature informatie en instellingen, classificaties (kenmerken) en de vacatureteksten. Deze delen zijn in te zien door de tabs Vacature, Classificatie of Vacaturetekst te selecteren.

Ieder onderdeel is aan te passen door op het pen-icoontje te klikken. Dit opent een pop-up waarin de informatie uit dat onderdeel kan worden aangepast.

Waar de meeste aanpasbare onderdelen vanzelfsprekend zijn, kan het onderdeel Instellingen soms onduidelijk zijn. De reden hiervoor is dat er op basis van systeem instellingen in het ATS systeem, veel verschillende velden zichtbaar kunnen zijn. De mogelijke velden zijn te vinden in de onderstaande tabel en de figuur eronder.

Vacature instellingen aanpassen

Dit deel van het vacature overzicht scherm is te zien op het rechter paneel (Figuur 29). laat zien hoeveel sollicitanten er in de specifieke stappen van het sollicitatieproces zitten voor deze vacature. Iedere stap is klikbaar en brengt je naar het Sollicitanten volgscherm. Op dit scherm worden dan automatisch alle sollicitanten weergegeven die zich in de geselecteerde processtap bevinden.

Linksboven in het vacature overzicht scherm zie je de Opties-knop (Figuur 31). Er is minimaal één optie beschikbaar voor de vacature: de optie ‘Sollicitanten’. Door deze optie te selecteren, navigeer je naar het Sollicitanten volgscherm. De overige opties die beschikbaar zijn verschillen per klant. Refereer voor verdere uitleg over specifieke opties naar het gerelateerde hoofdstuk.

Het Sollicitanten volgscherm laat op een overzichtelijke manier alle sollicitanten van de geselecteerde vacature zien en in welke stap van het sollicitatieproces deze sollicitanten zich bevinden. In dit scherm is het ook mogelijk om per sollicitant het sollicitatieproces verder door te zetten (Figuur 32). Sollicitanten kunnen bijvoorbeeld uitgenodigd worden voor een gesprek, afgewezen of aangenomen worden, etc. Dit scherm is dus ideaal om meerdere kandidaten op één vacature te behandelen.

Dit scherm is niet te bereiken via het hoofdmenu. Het is alleen te bereiken via:

Sollicitanten volg scherm

Knoppen sollicitanten volg scherm

Om acties uit te voeren voor de sollicitant, zie je drie knoppen (Figuur 33). De mogelijke acties zijn als volgt:

Het samenstellen van selectiecommissies is optionele functionaliteit binnen het systeem. Als deze functionaliteit voor uw bedrijf beschikbaar is, kan je een selectiecommissie samenstellen. Dit doet je door naar het vacature overzicht scherm van de gewenste vacature (zie Vacature overzicht scherm) te gaan. Hierna volg je de volgende stappen:

Optiemenu commissies samenstellen

Nu verschijnt er pop-up met een lijst met personen en hun rol. Als de vacature nieuw is zal deze lijst leeg zijn. Door op het plus-icoontje te klikken, verschijnt er een volgende pop- up waar je de selectiecommissie kunt samenstellen.

Selectiecommissie samenstellen

Het kan dus voorkomen dat het toevoegen van commissieleden meerdere malen uitgevoerd moet worden als de leden verschillende rechten hebben.

Alle commissieleden hebben een rol. Op basis van deze rol worden er rechten toegekend. Nadat alle commissieleden zijn toegevoegd, inclusief hun rol, moeten de rechten bepaald worden. Om dit te doen, start je net als bij het samenstellen van de commissie op het vacature overzicht scherm van de gewenste vacature (zie Vacature overzicht scherm). Volg hierna de volgende stappen:

Optiemenu toegang instellen tot kandidatenmap

Nu volgt er een pop-up met daar in een lijst van de mogelijke rollen van de commissieleden.

Commissie rollenlijst

Via het pen-icoontje kun je per rol de rechten instellen. Dit geldt dan voor ieder commissielid met die rol. Door op het pen-icoontje te klikken volgt een volgend scherm.

Rechten instellen voor rol

Neem de volgende acties om de rechten in te stellen:

Het veld Toegangsrechten bepaald welke rechten er bij deze rol horen. Er zijn vier soorten rechten:

De velden Toegang van en Toegang tot bepalen in welke tijdsperiode de geselecteerde rol deze rechten heeft. Buiten deze periode gelden de rechten dus niet.

Nu zowel de commissieleden zijn geselecteerd en de rechten zijn ingesteld, is het samenstellen van de commissie voltooid. Om te zien hoe de beoordeling van een sollicitant in zijn werk gaat, zie paragraaf Kandidaten beoordelen vanuit een map.

LET OP: ‘Als beheerder’-rechten, zorgt ervoor dat een gebruiker uit naam van de beheerder werkt. Als meerdere gebruikers deze rechten hebben, zullen ze beide uit naam van 1 beheerder werken en elkaars werk overschrijven! We raden aan om hier heel voorzichtig mee om te gaan.

Als uw werkgever gebruik maakt van job boards, kan je via de Jobboard poster vacatures op deze job boards plaatsen. Als hier geen gebruik van gemaakt wordt, zal dit scherm ook niet beschikbaar zijn. Ook moet de gebruiker specifiek gerechtigd zijn om met het gebruikte account vacatures naar job boards te posten voordat dit scherm beschikbaar wordt.

Als er toegang is tot het plaatsen van vacatures op job boards, is er op de vacature detail pagina een optie om naar dit scherm te gaan. Deze optie vind je onder de ‘Opties’-knop.

Menu optie job poster overzicht

Het scherm bestaat uit een lijst met de beschikbare job boards waar de vacature op geplaatst kan worden. Voordat je de vacature op een job board kunt plaatsen, is er een verplichte stap. Er moeten namelijk verplichte velden worden nagekeken en eventueel ingevuld worden. Dit kan je doen door link boven de lijst op de ‘Opties’-knop te klikken en ‘Verplicht job board velden aanpassen’ te selecteren.

Nu opent er een pop-up met drie velden:

Nadat deze velden zijn aangepast, klik je op ‘Opslaan’. Nu is de vacature gereed om naar de job boards verzonden te worden. Dit doe je door in de lijst van job boards op het ‘schuifknop’-icoontje te klikken naast het job board waar je de vacature op wilt publiceren.

Vacature plaatsen op jobboard

Als gebruik gemaakt wordt van het bureauportaal, bevat het vacature overzicht scherm een extra paneel om vacatures door te zetten naar bureaus.

Bureau paneel

In het paneel worden de bureaus en contactpersonen weergegeven naar wie de vacature is doorgezet, worden weergegeven in het paneel. De volgende acties kunnen vanuit het paneel worden uitgevoerd:

Om een vacature door te zetten naar een bureau, klik je dus op de Vacature doorzetten- button. Je selecteert het bureau en de contactpersoon (1). Daarna kan je de standaard e- mail aanpassen (2), voordat deze wordt verstuurd (3).

Let op! Alleen bureaus waarnaar de vacature nog niet is doorgezet, staan in de selectielijst. Hiermee wordt voorkomen dat je bureaus meerdere keren uitnodigt.

Vacature doorzetten naar bureau

Wil je voor een bepaalde vacature een specifieke vraag toevoegen aan het sollicitatieformulier dat je hebt gekozen? Dan kan. Vacature specifieke vragen kunnen toegevoegd worden vanuit de vacaturedetailpagina in Ubeeo.

Vacature specifieke vragen instellen

Ben je op het detailscherm van de vacature, ga dan naar Opties knop linksboven en kies de optie ‘Vacature specifieke vragen instellen’. Je zal nu uitkomen bij het gekozen sollicitatieformulier waar je een extra vraag kan toevoegen. Kies de sectie waar je een vraag wil toevoegen, klap de sectie open door er op te klikken en klik op ‘Vraag toevoegen’ rechtsonder de tabel.

Vacature specifieke vraag toevoegen

Kies de mogelijkheid die past bij jouw vraag:

Wanneer je een nieuwe vraag toevoegt, moet je eerst de vraag instellingen invoeren.

Let op! Wil je gebruik maken van een keuzeveld, zodat de sollicitant uit een lijstje antwoorden kan kiezen, dan moet er eerst een waardenlijst aangemaakt worden met de mogelijke antwoorden. Een waardenlijst met Ja / Nee zit er al standaard in. Een waardenlijst maken, kan alleen gedaan worden door gebruikers met toegang tot Configuratie, dat is vaak een superuser of applicatiebeheerder.

Nadat je dit hebt ingevuld, klik je rechtsonder op ‘Opslaan’.

Hergebruik bestaande vraag Hierbij hergebruik je een vraag die al eerder gebruikt is.

Let op! Pas je de vraag aan als je deze optie hebt gekozen, zal de vraag bij elk sollicitatieformulier veranderen waar die vraag in voorkomt!

Nieuwe kop

Je voegt een kop toe in het sollicitatieformulier.

Gewenste antwoorden voor preselectie

Om snel een preselectie te kunnen doen, kunnen antwoorden op vragen met een gekoppelde waardenlijst worden voorzien van een prioriteit volgens de MoSCoW-methode. Deze is door Ubeeo als volgt vertaald:

Scores toevoegen

Op basis van de gekozen prioritering wordt in de database een score bepaald, die wordt afgezet tegen de maximaal te halen score.

De scores worden zichtbaar gemaakt de overzichten met kandidaten. Je kunt erop filteren, waardoor het eenvoudig wordt om kandidaten die niet goed scoren, bijvoorbeeld in bulk af te wijzen.