Kandidaten of sollicitanten hebben gesolliciteerd op een vacature of zijn ingevoerd via het backoffice door een gebruiker van Ubeeo 10. Via het systeem kan je onder andere:
Alle kandidaten van een vacature bekijken;
Details van één kandidaat bekijken;
Mijn kandidaten bekijken, ongeacht van welke vacature.
Kandidaat toevoegen
Het is mogelijk om een kandidaat handmatig toe te voegen aan het systeem. Hiervoor ga je via het hoofdmenu naar Kandidaten > Nieuwe kandidaat (Figuur hieronder)
Afb 1.) Nieuwe kandidaat toevoegen
Deze menu optie leidt naar het invoerscherm om een nieuwe kandidaat in te voeren.
Afb 2.) Nieuwe kandidaat invoerscherm
Selecteer de vacature waaraan de kandidaat moet worden gekoppeld.
Als gebruik gemaakt wordt van cv parsing (extra module), moet de manier van invoeren gekozen worden: cv parsing (de data wordt uit het cv gehaald) of handmatig invoeren.
Selecteer het cv-bestand als bij stap 2 cv parsing is gekozen.
Klik op opslaan om de gegevens van stap 1 te verwerken.
In stap 2 opent het sollicitatieformulier. Als gebruik is gemaakt van cv parsing, zijn de gegevens grotendeels ingevuld. Anders moeten alle velden handmatig worden ingevuld.
Klik op opslaan om de gegevens van stap 2 te verwerken.
Eenmaal opgeslagen, opent het detailscherm van de kandidaat.
Kandidaat aan een vacature koppelen
Je kunt ook vanuit het detailscherm van de kandidaat de kandidaat “aan een vacature hangen” (sollicitatie via backoffice) of een andere stap zetten in het sollicitatieproces. Dat doe je via de Opties-knop.
Afb 3.) Kandidaat aan vacature koppelen
Op het Kandidaat overzichtscherm, kies opties in de linkerbovenhoek;
Selecteer Procedure voortzetten in het opties menu;
Selecteer de gewenste stap voor de kandidaat.
Mijn Kandidaten
Je kun er ook voor kiezen om alle kandidaten die op jouw naam staan weer te geven. Het gaat dan om alle kandidaten die hebben gereageerd op een vacature die op jouw naam staan of die met jou gedeeld zijn.
Afb 4.) Mijn kandidaten
Kies in het linker menu Kandidaten;
Ga naar Mijn Kandidaten.
Door deze optie in het menu te selecteren, verschijnt het Mijn Kandidaten scherm (Figuur 10).
Afb. 5) Overzicht mijn kandidaten
Op de Mijn Kandidaten pagina zie je een lijst met vacatures op basis van de opties die geselecteerd zijn in de balk die boven de lijst staat (Figuur 10). De standaard weergegeven kandidaten zijn alle vacatures waarvan jij de recruiter bent en in een lopende procedure zitten.
Afb. 6) Filters mijn kandidaten
De vijf filteropties uit Figuur 11 zijn de standaard opties om de vacatures uit de lijst te filteren of uit te breiden. De functionaliteit van deze opties zijn als volgt:
Afb.7) Filteropties
Actiekolommen
Afb.8) Actiekolommen
De actiekolommen in de vacature lijst zijn de twee iconen aan de linker kant van de lijst (Afb.8). Door te klikken op het bekijk-icoon (vergrootglas icoon), navigeer je naar het kandidaat overzicht scherm. Op dit scherm vind je de details van de gekozen kandidaat. Voor meer informatie over dit scherm zie het kandidaat overzicht scherm.
Het bestand-icoon maakt het mogelijk om het CV van de kandidaat te bekijken. Deze wordt weergegeven in een pop-up. Het formulier-icoon opent het sollicitatieformulier. Ook deze wordt weergegeven in een pop-up.
Bulk acties
Het is via het Mijn Kandidaten scherm ook mogelijk om acties uit te voeren voor meerdere kandidaten, zoals het versturen van een e-mail en het voortzetten van het sollicitatieproces voor meerdere kandidaten tegelijk.
Afb. 9) Bulk acties
Selecteer alle kandidaten (ook op andere pagina’s van de lijst!);
Selecteer handmatig individuele kandidaten.
Nadat de gewenste kandidaten zijn geselecteerd, kunnen er acties worden uitgevoerd op alle geselecteerde kandidaten.
Afb. 10) Mijn kandidaten opties
Alle kandidaten van een vacature bekijken
Ga naar Mijn vacatures via het Dashboard of via het linker menu. Ga naar de vacature waarvan je de kandidaten wilt gaan behandelen en klik op het kandidaten-icoon om naar de sollicitanten te gaan. (Ga je met je muis over een icoon, dan zie je een tekstje wat dat icoon doet.) Dit icoon brengt je naar het Sollicitanten Volg scherm.
Via dit scherm is het mogelijk om alle sollicitanten te bekijken die gesolliciteerd hebben op de geselecteerde vacature. Voor meer informatie, zie hoofdstuk Sollicitanten Volg.
Kandidaat overzicht scherm
Als je één kandidaat selecteert uit een lijst met kandidaten via het vergrootglas icoon, of je zoekt via de zoekbalk naar één bepaalde kandidaat, kom je in het kandidaat overzicht scherm (Afb. 11).
Afb.11) kandidaat detail pagina
Links zie je de informatie die bekend is over een kandidaat. Dit deel van het scherm is onderverdeeld in drie onderdelen:
Persoonlijke gegevens: Hier zie je de persoonlijke gegevens zoals naam, adres, etc. Het is hier mogelijk door op het e-mailadres te klikken om direct via het ATS een e-mail te versturen;
Gegevens tab: Hier vind je alle informatie die niet onder persoonlijke gegevens vallen. Deze informatie verschilt per bedrijf dat gebruik maakt van het systeem;
Acties tab: Hier vind je alle acties die genomen zijn op een kandidaat. Denk hierbij aan Uitnodigingen tot gesprekken, verzonden e-mails, afwijzingen, hires etc. Hier kun je de acties sorteren op vacature of type actie.
Wil je de gegevens aanpassen, dan klik je op het pen-icoontje en opent het veld waarin je de aanpassing kunt doen.
Kandidaten widgets
In Figuur 16 zie je het rechter gedeelte van het kandidaten detail scherm. In dit deel van het scherm zie je meerdere ‘widgets’. Dit zijn panelen die specifieke informatie beschrijven over de kandidaat en de sollicitatieprocessen waar de kandidaat zich in bevind.
Afb.12) Kandidaat overzicht - widgets
Dossier Status-widget: Hier zie je globale status informatie over de kandidaat en eventuele sollicitatieprocessen. De informatie die hier wordt weergegeven kan per bedrijf verschillen;
Sollicitaties-widget: Hier zie je de lopende en afgesloten sollicitatieprocessen. De afgesloten sollicitaties zijn onderverdeeld in ‘Aangenomen’ en ‘Afgewezen’. Het tabje ‘Overige acties’ bevat alle acties die genomen zijn voor de kandidaat die niet aan een specifieke vacature is gelinkt.
Evenementen-widget: Hier zie je de evenementen waar de kandidaat aan gekoppeld is. Via de tabjes kan je zien aan welk evenement de kandidaat mee gaat doen, aan mee gedaan heeft of wel is ingeschreven maar geen deel aangenomen heeft. Dit widget is alleen zichtbaar voor klanten die gebruik maken van de evenementen module in het Ubeeo 10.
Mappen-widget: Hier wordt weergegeven in welke mappen de kandidaat zich bevindt en de beoordelingen die de kandidaat heeft gekregen. Dit widget is alleen zichtbaar voor klanten die gebruik maken van de mappen module in het Ubeeo 10.
Bestanden-widget: Hier zie je de laatst geüploade bestanden van de kandidaat. Om alle bestanden te zien, klik je op het linkje dat onder aan de widget staat, genaamd ‘Bestanden’. Om een bestand te uploaden en optioneel te koppelen aan een vacature, klik je op de link ‘Bestand toevoegen’.
Dubbele kandidaten
Het kan voorkomen dat kandidaten dubbel in het systeem komen te staan. Mogelijke oorzaken hiervan zijn bijvoorbeeld dat een kandidaat op twee verschillende vacatures solliciteert of dat een recruiter een kandidaat handmatig invoert in het systeem terwijl de kandidaat zelf ook al heeft gesolliciteerd.
Het is dan mogelijk om deze kandidaten te vergelijken en een beslissing te nemen of deze gebruikers samengevoegd moeten worden of twee verschillende kandidaten zijn.
Om de kandidaten te ontdubbelen, gaat je via het hoofdmenu naar ‘Kandidaten’ en dan ‘Dubbele Kandidaten’:
Afb 14. Dubbele kandidaten
Via deze optie kom je op het scherm waar je de potentieel dubbele kandidaten in een lijst zult zien. De kandidaten worden vergeleken op e-mailadres, telefoonnummer (mobiel), telefoonnummer (vast), geslacht en geboortedatum. Als er meerdere gegevens overeenkomen, worden deze kandidaten door het systeem automatisch als potentieel dubbele kandidaten aangemerkt.
Kandidaten matchen
Voor organisaties die de Matching module van Ubeeo afnemen, is het mogelijk om op een meer geavanceerde manier in het Ubeeo 10 te zoeken naar kandidaten die aan specifieke eisen voldoen, dan met alleen in de database te zoeken. Het is mogelijk om de beste match te vinden tussen alle kandidaten. Je kunt matchen op de volgende criteria:
Plaats
Postcode
Straal (rond plaats of postcode)
Land
Kandidaat kenmerken (per bedrijf verschillend)
Zoektermen (zelf te bepalen)
Alleen zoeken naar kandidaten binnen bepaalde vacatures of mappen
Lees meer over Matching in dit artikel