In deze video laten we zien hoe je handmatig een kandidaat toe kan voegen aan Ubeeo. De tekstuele uitleg gaat onder de video verder.
Kandidaat toevoegen met CV parsing
Binnen Ubeeo kan je handmatig een kandidaat toevoegen. Idealiter krijg je alle sollicitanten natuurlijk binnen via de website, maar er zal altijd wel een uitzondering zijn waardoor je de kandidaat handmatig wil invoeren.
Omdat we ons bij Ubeeo strikt aan de AVG wetgeving houden, zal een handmatig ingevoerde kandidaat altijd een mail krijgen met de vraag of zijn/haar gegevens bewaard mogen blijven. Het is dan ook niet mogelijk om stappen uit te voeren met deze kandidaat voordat er toestemming gegeven is.
Een van de manieren waarop je een kandidaat kan toevoegen aan Ubeeo is simpelweg via het menu aan de linkerkant en vervolgens via Kandidaten > Nieuwe kandidaat.
Vervolgens kies je eerst de vacature waar je deze kandidaat aan toe wil voegen. Een nieuwe kandidaat moet je namelijk altijd aan een vacature koppelen. Het is niet mogelijk om kandidaten in te voeren zonder deze aan een vacature te hangen.
Vervolgens kies je of je de kandidaat wil toevoegen middels CV parsing of het handmatig invullen van de gegevens.
Met CV parsing lezen we de gegevens van het CV uit en vullen we deze, voor zover mogelijk, in voor de kandidaat.
Bij CV parsing is het ook mogelijk om meerdere CV’s tegelijk up te loaden.
Nadat je het CV hebt geupload, zal je de gegevens altijd eerst moeten controleren voordat de kandidaten definitief worden ingevoerd. Dit kan je doen door op het potloodje te klikken.
In de pop-up die dan opent kan je eventueel extra gegevens toevoegen van de kandidaat. Dit is afhankelijk van wat er wordt uitgevraagd in het sollicitatieformulier van de vacature waarbij je de kandidaat toevoegt.
Klik dan op "Opslaan" om de gegevens definitief te maken. In de kolom "Definitieve versie" zie je aan het groene vinkje dat de gegevens van de kandidaat definitief zijn. Sla de gegevens op via de groene knop 'Opslaan'.
Na het opslaan worden we naar het kandidatendetailscherm gestuurd, maar hier zien we dat we geen acties kunnen uitvoeren met de kandidaat. De kandidaat moet namelijk eerst toestemming geven voor het bewaren van zijn/haar gegevens.
Kandidaat invoeren zonder CV parsing
Naast CV parsing, kan je dus ook kiezen voor het handmatig invoeren van de gegevens van een kandidaat.
Na het selecteren van deze optie, klik je onderaan op "Opslaan" om het sollicitatieformulier te openen.
Vervolgens opent het sollicitatieformulier dat gekoppeld is aan de vacature waarvoor je de kandidaat wil toevoegen.
Hierbij zijn de velden "Voornaam", "Achternaam" en "E-mail" altijd verplicht. Dit zijn namelijk de minimale velden die wij nodig hebben om een kandidaatprofiel aan te maken. De verplichting bij de overige velden komt te vervallen.
Na het invoeren van de gegevens, klik je op "Opslaan". Er zal een mail verstuurd worden naar de kandidaat om toestemming te vragen om zijn/haar gegevens te bewaren.
Kandidaat invoeren bij een vacature
Naast het invoeren van kandidaten via het linkermenu, is het ook mogelijk om kandidaten toe te voegen bij een specifieke vacature. Dit kan je doen via de "Opties" knop.
Daar hebben we vervolgens de optie "Nieuwe kandidaat".
Dan kom je weer in hetzelfde scherm wat we eerder toonden. Het verschil is dat de vacature al ingevuld is, in plaats van dat je deze nog handmatig moet selecteren.
Na het toevoegen van een kandidaat in Ubeeo, ontvangt deze een mail over het bewaren van de gegevens. In deze mail heeft de kandidaat de mogelijkheid om gemakkelijk toestemming te geven via de groene knop of om te weigeren via de rode knop.
Nadat een kandidaat toestemming heeft gegeven, wordt de kandidaat in Ubeeo vrijgegeven en kan je ook stappen uitvoeren met deze kandidaat.