Tips voor het eerste gebruik
Navigatie
De navigatie in Ubeeo ATS bestaat uit drie elementen. Deze elementen zijn te zien in Figuur 1.
FIGUUR 1: NAVIGATIE ELEMENTEN IN ATS
Het menu aan de linkerkant geeft direct toegang tot de hoofdonderdelen van Ubeeo. Wil je meer ruimte op je scherm en heb je het linker menu even niet nodig? Dan kan je dat ook inklappen via het icoon linksboven in de blauwe balk om meer ruimte te hebben tijdens je werk en later weer uitklappen.
Rechts bovenin staan de iconen naar Live Chat, notificaties en recente historie van je acties.
In de rechterbovenhoek ga je via je naam je naar de accountinstellingen.
Live Chat
Loop je tegen een probleem in het recruitmentsysteem aan, dan kun je via Live Chat rechtstreeks chatten met Ubeeo medewerkers. De Live Chat knop vind je bovenaan het scherm (Figuur 2).
FIGUUR 2: LIVE CHAT KNOP
Notificaties
Notificaties zijn berichten die naar jouw account zijn gestuurd. Dit kunnen procesberichten, systeemberichten of berichten zijn vanuit de systeembeheerder. De Notificatie knop vind je bovenaan het scherm (Figuur 3).
FIGUUR 3: NOTIFICATIES KNOP
Account opties
FIGUUR 4: ACCOUNT OPTIES
Als je op je naam rechtsboven in het scherm klikt, openen de volgende account opties:
Mijn account, waar je je gegevens kunt aanvullen en enkele account-instellingen kunt aanpassen;
Sites, dat zichtbaar wordt als je account aan meerdere opdrachtgevers – en waarmee je tussen verschillende opdrachtgevers – en dus klanten van Ubeeo – kan switchen.
Uitloggen
Mijn account
FIGUUR 5: MIJN ACCOUNT – PERSOONLIJKE INFORMATIE
Het account-scherm is als volgt opgebouwd:
Een tab Persoonlijke informatie voor het instellen van je gebruikersnaam, wachtwoord, persoonlijke gegevens en functiegegevens.
Een tab Accountinstellingen voor regionale en communicatie instellingen.
Bij persoonlijke instellingen kan je via het pen-icoontje ( ) de gegevens in een van de secties aanpassen.
FIGUUR 6: MIJN ACCOUNT – PERSOONLIJKE INFORMATIE
De eerste sectie bevat – als je deze gaat aanpassen – ook de mogelijkheid om je
wachtwoord aan te passen.
Let op! Controleer bij eerste gebruik je voornaam, achternaam, e-mailadres, functie en telefoonnummer en pas deze aan indien nodig. Deze informatie wordt namelijk gebruikt in communicatie naar de opdrachtgever(s).
Ook bij accountinstellingen kan je via het pen-icoontje de gegevens in een van de
secties aanpassen.
FIGUUR 7: MIJN ACCOUNT – ACCOUNTINSTELLINGEN
Als je vanuit een andere tijdzone als de opdrachtgever werkt, is het belangrijk om deze in te stellen. Eventuele afspraakbevestigingen worden dan gecorrigeerd voor eventuele
tijdsverschillen.
Bij communicatie kan je de instellingen voor systeem correspondentie aanpassen. Er zijn
twee instellingen:
1. E-mail, waarbij systeem correspondentie zoveel mogelijk via e-mail wordt verstuurd;
2. Notificatie, waarbij systeem correspondentie zoveel mogelijk via notificaties wordt
verstuurd.
Dashboard
Inleiding
De applicatie opent met het dashboard (Figuur 8). Het dashboard is je persoonlijke
startpagina. Je komt er altijd door te klikken op Dashboard in het menu aan de linkerkant.
FIGUUR 8: DASHBOARD VOORBEELD
Het dashboard geeft in blokken een beknopt overzicht van en links naar je huidige
vacatures en kandidaten. Door te klikken op een link, ga je direct naar de betreffende lijst of het betreffende scherm.
Widgets
Het dashboard bevat meerdere widgets welke samengevatte informatie weergeven over
kandidaten en vacatures waarbij jij betrokken bent.
Vacatures widget
De vacature widget op het Dashboard geeft weer;
Mijn vacatures - Het totaal aantal vacatures waarvoor je uitgenodigd bent kandidaten aan te leveren.
De regel in deze widget is klikbaar en brengt je naar het Mijn Vacatures scherm.
Kandidaten widget
De kandidaten widget op het Dashboard geeft weer;
Nieuwe sollicitaties - Recent ingevoerde sollicitaties;
Sollicitaties - Het totaal aantal sollicitaties van de sollicitanten waarbij jij betrokken
bent;
Interviews - Het totaal aantal interviews dat gepland staan bij sollicitanten waarbij jij
betrokken bent;
Aanbiedingen - Het totaal aantal aanbiedingen dat gedaan is aan sollicitanten waarbij jij betrokken bent;
Aangenomen - Aantal aangenomen kandidaten op actieve vacatures;
Afgewezen - Aantal afgewezen kandidaten op actieve vacatures.
Alle zes de regels in deze widget zijn klikbaar en brengen je naar het Mijn Kandidaten
scherm, waar de kandidaten worden weergegeven op basis van op welke regel je hebt
geklikt.
Vacatures
Vacatures
FIGUUR 9: MIJN VACATURES MENU OPTIE
Vacatures (Figuur 10) geeft alle vacatures weer waar je toegang tot hebt.
FIGUUR 10: MIJN VACATURES SCHERM
Je kunt naar vacatures zoeken via het zoekfilter (1).
De actiekolommen in de vacaturelijst zijn de drie iconen aan de linkerkant van de lijst
(Figuur 10). Door te klikken op het vergrootglas icoon, navigeer je naar het Vacaturescherm.
Op dit scherm vind je de details van de gekozen vacature.
Het tweede, sollicitanten, icoon maakt het mogelijk om naar het Sollicitanten-volgscherm te navigeren. Op dit scherm wordt er een overzicht gegeven van alle sollicitanten die gesolliciteerd hebben op deze vacature en in welke stap van het sollicitatieproces ze zich bevinden.
Het derde icoon, nieuwe kandidaat, maakt het mogelijk om voor de betreffende vacature direct naar Nieuwe kandidaat toevoegen te navigeren.
Vacaturescherm
Op het vacaturescherm vind je alle gegevens van de geselecteerde vacature in het
linkerdeel van het scherm en de recruitment pipeline in het rechterdeel (Figuur 11).
FIGUUR 11: VACATURESCHERM
Vacature gegevens
De informatie over de vacature wordt weergegeven in het linker paneel op het scherm
(Figuur 11). Het is verdeeld in drie delen; vacature informatie en instellingen (1), kenmerken (2) en de vacaturetekst (3). Deze delen zijn in te zien door de tabs Vacature, Kenmerken of Vacaturetekst te selecteren.
Recruitment pijplijn
In het rechter paneel op het scherm (Figuur 11) is de recruitment pijplijn te zien. Dit laat
zien hoeveel sollicitanten er in de specifieke stappen van het sollicitatieproces zitten voor deze vacature. Iedere stap is klikbaar en brengt je naar het Sollicitantenoverzicht. Op dit scherm worden dan automatisch alle sollicitanten weergegeven die zich in de
geselecteerde processtap bevinden.
Opties
FIGUUR 12: VACATURE OPTIES
Linksboven in het vacaturescherm zie je de Opties-knop (Figuur 12). Er is minimaal één
optie beschikbaar voor de vacature: de optie ‘Nieuwe kandidaat. Door deze optie te
selecteren, navigeer je naar het Sollicitantenoverzicht. De overige opties die beschikbaar zijn verschillen per klant. Refereer voor verdere uitleg over specifieke opties naar het gerelateerde hoofdstuk.
Kandidaten
Via het systeem kan je onder andere:
Nieuwe kandidaten toevoegen;
Zelf opgevoerde kandidaten bekijken, ongeacht van welke vacature;
Alle kandidaten bekijken die door het bureau zijn aangedragen voor een vacature;
Details van één kandidaat bekijken.
Nieuwe kandidaat toevoegen
Het is mogelijk om een kandidaat handmatig toe te voegen aan het systeem. Hiervoor ga je via het hoofdmenu naar Kandidaten > Nieuwe kandidaat (Figuur 13)
FIGUUR 13: MENU OPTIE NIEUWE KANDIDAAT
Deze menu optie leidt naar het invoerscherm om een nieuwe kandidaat in te voeren (Figuur 14).
FIGUUR 14: NIEUWE KANDIDAAT INVOERSCHERM – STAP 1
Voor het invoeren van nieuwe kandidaten moeten de volgende stappen worden gezet:
Selecteer de vacature waaraan de kandidaten moeten worden gekoppeld.
Er kan gekozen worden voor cv parsing of handmatige invoer.
Selecteer de cv bestanden als bij stap 2 cv parsing is gekozen.
Klik op opslaan om de gegevens van stap 1 te verwerken.
FIGUUR 15: NIEUWE KANDIDATEN INVOERSCHERM – STAP 2
In de tweede stap moeten de gegevens van de kandidaten gecontroleerd worden, voordat ze ingestuurd kunnen worden. In dit scherm zitten de volgende opties:
Het sollicitatieformulier van de kandidaat openen.
Het cv van de kandidaat bekijken.
De kandidaat verwijderen.
Indicatie of kandidaat klaar is om verzonden te worden.
Opslaan om de kandidaten te verwerken.
Om de kandidaat te kunnen versturen, moet het sollicitatieformulier geopend worden.
FIGUUR 16: NIEUWE KANDIDAAT INVOERSCHERM – STAP 2
Controleer de verplichte velden en vul de gegevens – indien nodig – aan.
Opslaan om de aangepaste gegevens op te slaan.
Als alle kandidaten een vinkje hebben staan in de kolom “Klaar om te verzenden” kunnen
de kandidaten worden doorgevoerd.
Kandidatenscherm
Je kun er ook voor kiezen om naar alle kandidaten die op jouw naam staan weer te geven.
Het gaat dan om alle kandidaten die hebben gereageerd op een vacature die op jouw naam staan of die met jou gedeeld zijn.
FIGUUR 17: MENU NAVIGATIE NAAR MIJN KANDIDATEN
Kies in het linker menu Kandidaten;
Ga naar Mijn kandidaten.
Door deze optie in het menu te selecteren, verschijnt het Kandidatenscherm (Figuur 18).
FIGUUR 18: KANDIDATENSCHERM
Filteren
Op het Kandidatenscherm zie je een lijst met vacatures op basis van de opties die
geselecteerd zijn in de balk die boven de lijst staat (Figuur 18). De standaard weergegeven kandidaten zijn alle vacatures waarvan jij de recruiter bent en in een lopende procedure zitten.
FIGUUR 19: FILTEROPTIES VACATURELIJST
De vier filteropties uit Figuur 19 zijn de standaard opties om de vacatures uit de lijst te
filteren of uit te breiden. De functionaliteit van deze opties zijn als volgt:
Actiekolom
FIGUUR 20: ACTIEKOLOMMEN KANDIDATENSCHERM
De actiekolom in het Kandidatenscherm is het icoon aan de linkerkant van de lijst (Figuur
20). Door te klikken op het bekijk-icoon (vergrootglas ), navigeer je naar het Kandidaatscherm. Op dit scherm vind je de details van de gekozen kandidaat. Voor meer informatie over dit scherm zie Kandidaatscherm.
Alle kandidaten van een vacature bekijken
Ga naar Mijn vacatures via het Dashboard of via het linker menu. Ga naar de vacature
waarvan je de kandidaten wilt gaan behandelen en klik op het kandidaten-icoon om
naar de sollicitanten te gaan. (Ga je met je muis over een icoon, dan zie je een tekstje wat dat icoon doet.) Dit icoon brengt je naar het Sollicitantenscherm. Via dit scherm is het mogelijk om alle sollicitanten te bekijken die gesolliciteerd hebben op de geselecteerde vacature. Voor meer informatie, zie hoofdstuk Sollicitantenscherm.
Kandidaatscherm
Als je één kandidaat selecteert uit een lijst met kandidaten via het icoon, of je zoekt via
de zoekbalk naar één bepaalde kandidaat, kom je in het Kandidaatscherm (Figuur 21).
FIGUUR 21: KANDIDAATSCHERM
Links zie je de informatie die bekend is over een kandidaat. Dit deel van het scherm is
onderverdeeld in twee onderdelen:
Persoonlijke gegevens: Hier ziet u de persoonlijke gegevens zoals naam, adres, etc.
Gegevens: Hier vind je alle informatie die niet onder persoonlijke gegevens vallen. Deze informatie verschilt per bedrijf dat gebruik maakt van het systeem.
Rechts zie je de kandidaten widgets.
3. Sollicitaties-widget: Hier zie je de lopende en afgesloten sollicitatieprocessen. De afgesloten sollicitaties zijn onderverdeeld in ‘Aangenomen’ en ‘Afgewezen’. Het tabje
‘Overige acties’ bevat alle acties die genomen zijn voor de kandidaat die niet aan een
specifieke vacature is gelinkt.
4. Bestanden-widget: Hier zie je de laatst geüploade bestanden van de kandidaat. Om alle bestanden te zien, klik je op het linkje dat onder aan de widget staat, genaamd ‘Bestanden’. Om een bestand te uploaden en optioneel te koppelen aan een vacature, klik je op de link ‘Bestand toevoegen’.
Sollicitanten
Sollicitantenoverzicht
Het Sollicitantenoverzicht laat op een overzichtelijke manier alle sollicitanten van de
geselecteerde vacature zien en in welke stap van het sollicitatieproces deze sollicitanten
zich bevinden. In dit scherm is het ook mogelijk om per sollicitant het sollicitatieproces
verder door te zetten (Figuur 22). Sollicitanten kunnen bijvoorbeeld uitgenodigd worden
voor een gesprek, afgewezen of aangenomen worden, etc. Dit scherm is dus ideaal om
meerdere kandidaten op één vacature te behandelen.
Dit scherm is niet te bereiken via het hoofdmenu. Het is alleen te bereiken via:
Het kandidaten icoon in de Mijn Vacatures lijst;
Het ‘Opties’ menu in het Vacaturescherm;
De recruitment pijplijn widget op het Vacaturescherm.
FIGUUR 22: SOLLICITANTENOVERZICHT
In het bovenste deel van het scherm zie je een opsomming van alle sollicitanten en
in welke stap van het sollicitatieproces ze zich bevinden. De verschillende processtappen zijn te selecteren door erop te klikken.
Aan de rechterkant van het bovenste deel zie je het icoon. Door op dit icoon te
klikken, navigeer je naar het Kandidatenscherm.
Het linkerdeel van het scherm is een lijst met alle sollicitanten die zich in de
geselecteerde sollicitatiestap bevinden. Iedere sollicitant is te individueel selecteren. Na het selecteren van een sollicitant, verschijnt er een overzicht van de beschikbare informatie over de geselecteerde persoon in het rechterdeel van het scherm.
De op de laatste knop met de drie punten te klikken, verschijnt er een optie om naar
het overzicht scherm van de kandidaat te gaan. Op deze pagina kunt u alle details
van de kandidaat bekijken en als het nodig is aanpassen.
Processtappen
Afhankelijk van de instellingen voor het bureau is het ook voor bureaus mogelijk om de
kandidaten via processtappen verder te brengen in het selectieproces bij de klant.
Bijvoorbeeld om een kandidaat uit te nodigen of af te wijzen.
FIGUUR 23: OPTIES KANDIDAATSCHERM
Linksboven in het Kandidaatscherm zie je de Opties-knop (Figuur 23). De mogelijke acties zijn als volgt:
De optie ‘Procedure voortzetten’, als het bureau ook klanten uitnodigt voor gesprekken bij de klant, en/of de optie ‘Afwijzen’.
Onder deze opties vind je de processtappen die je als bureau met de kandidaat kan
zetten, bijv. Bevestiging van een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek.
Processtap
Afhankelijk van de soort processtap worden velden getoond die moeten worden ingevuld.
FIGUUR 24: PROCESSTAP-SCHERM
Het processtap-scherm bestaat uit twee delen:
Het eerste deel van het scherm is voor alle processtappen hetzelfde: Status. Het toont de datum van de actie. Deze datum wordt automatisch ingevuld. Eventuele
opmerkingen kunnen in het opmerkingen-veld. De opmerkingen zullen zichtbaar zijn
voor de opdrachtgever.
Het tweede deel verschilt per soort processtap. Bij een uitnodiging worden bijvoorbeeld de details van de afspraak ingevoerd en bij het terugtrekken van een kandidaat de reden.
Klik op opslaan (3) om de stap te bevestigen.
LET OP: Bij een uitnodiging wordt de afspraak als agenda-uitnodiging van de vacaturehouder gezet.
Configuratie
Gebruikers met Agency Administrator-rechten hebben een extra menu-optie: Configuratie.
FIGUUR 25: MENU OPTIE CONFIGURATIE
Onder configuratie kan het overzicht met Bureaugebruikers worden opgeroepen.
FIGUUR 26: BUREAUGEBRUIKERSSCHERM
Het Bureaugebruikersscherm biedt de volgende opties:
Gebruikers zoeken via het zoekfilter;
Een nieuwe gebruiker aanmaken;
Een bestaande gebruiker aanpassen.
Nieuwe gebruiker aanmaken
Het scherm om een nieuwe gebruiker aan te maken bestaat uit twee delen:
Gebruikersinstellingen voor het invoeren van voornaam, achternaam en e-mailadres. Het e-mailadres wordt ook de inlognaam van de gebruiker.
Toegangsrechten voor het koppelen van het bureau en het gewenste gebruikersprofiel.
FIGUUR 27: NIEUWE GEBRUIKER AANMAKEN
Er zijn twee soorten gebruikersprofielen:
Standaard functionaliteit
Lijsten
Geavanceerd filteren
Naast de standaard filters, is het ook mogelijk om de lijst verder te filteren met
geavanceerdere opties. Deze opties vind je bij de titels van de kolommen in de lijst (Figuur 28). Deze filters geven extra opties om de weergegeven vacatures verder te verfijnen. Deze opties zijn niet beschikbaar bij ja/nee kolommen (vinkjes) en actiekolommen (iconen aan de linker kant van de lijst).
FIGUUR 28: GEAVANCEERDE FILTEROPTIES
Er zijn vier filteropties om de vacatures te filteren:
Standaard lijst opties
Iedere overzicht lijst heft een aantal configuratie opties. Deze opties vind je rechts bovenin bij de lijst (Figuur 29).
FIGUUR 29: LIJST OPTIES
Het refresh icoon ververst de data in de lijst. Dit kan handig zijn als bijvoorbeeld je net een nieuwe vacature krijgt toegewezen, die jij ook wilt zien.
Het tandwiel icoon opent een pop-up met meerdere configuratie opties. Hier kunt u:
Het maximaal aantal rijen per pagina instellen;
Filters, kolommen en sortering instellingen terugzetten naar de standaard waarden.
Het bestand icoon geeft de mogelijkheid om de lijst te exporteren naar een Excel (.xls) bestand. Door op dit icoon te klikken, download je een Excel bestand met daarin alle zichtbare regels uit de lijst. Regels die niet zichtbaar zijn door de filters worden niet meegestuurd.
Paginering
Veel van de lijsten kunnen meer items bevatten dan op een lijst passen. Om toch toegang te krijgen tot alle items in de lijst, kun je meerdere pagina’s tegenkomen in een lijst. Als dit het geval is, zie je onder aan de lijst de opties om tussen deze pagina’s te navigeren (Figuur 30).
FIGUUR 30: LIJST PAGINERING
De opties bestaan uit vier knoppen;
Navigeer naar de eerste pagina;
Navigeer naar de vorige pagina;
Navigeer naar de volgende pagina;
Navigeer naar de laatste pagina.
FAQ
Hoe kan ik een nieuw wachtwoord instellen?
Mocht je onverhoopt je wachtwoord kwijt zijn, kan je zelf een nieuw wachtwoord instellen. Dit kan je doen door op het inlogscherm op ‘Wachtwoord resetten’ te klikken. Je wordt dan gevraagd om je e-mailadres in te vullen dat in het systeem gekoppeld staat met je account. Je ontvangt een e-mail met verdere instructies om het wachtwoord opnieuw in te stellen.
Iconenlijst
