Bureau aanmaken
Via het linkermenu zie je het item Bureaus (1) staan:
Als je naar Bureaus (1) gaat kun je een bureau aanmaken via de optie “Bureau aanmaken”
Bij naam organisatie voer je de naam van het bureau in
Actief en bureauportaal actief moeten aangevinkt zijn
Communicatie via het bureau vink je aan als de communicatie met de kandidaat via het bureau gaat.
Heb je zelf het contact met de kandidaat? Dan hoef je dit checkboxje niet aan te vinken.
Contactpersoon toevoegen
Je kan jezelf daarna toevoegen als contactpersoon onder bureaus (2).
Daar zie je het onderstaande scherm
Het is hierbij van belang dat je een emailadres gebruikt wat nog niet voorkomt in Ubeeo (dus bijvoorbeeld niet hetzelfde emailadres als een testkandidaat of je eigen adres).
Bij toevoeg opties kies je ‘Nieuw record’.
Bij account instellingen kan je het gebruikersprofiel kiezen.
Een agency administrator kan voor het bureau zelf extra contactpersonen toevoegen.
Een user is een gewone gebruiker van het bureauportaal.
Overige bureau instellingen
Bij het bureau kun je verder, onder Bestanden, ook info toevoegen en bijvoorbeeld een bestand met daarin de afspraken met het bureau. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:
Periode contract
Prijsafspraken contract
Voor welke doelgroepen dit bureau in beeld is (dit dient handmatig ingevuld te worden)
Vacatures doorzetten naar een bureau
Als je in Ubeeo in het detailscherm van een vacature zit, zie je een tabje “Bureau” als je erop klikt, dan kan je de vacature doorzetten naar een bureau.
Via ‘Vacature doorzetten’ zet je de vacature door naar een bureau.
Je kiest eerst het bureau en vervolgens de contactpersoon.
Let op: Staat het zo ingesteld dat je vacatures in bulk kan doorzetten naar een bureau, dan zal je geen contactpersoon kunnen kiezen maar wordt er random een contactpersoon gekozen van het betreffende bureau.
Je kunt eventueel de mail aanpassen. Vergeet niet op Opslaan te klikken!
Het bericht komt vervolgens binnen bij de contactpersoon van het bureau.
Testen van de bureauportaal
In het linkermenu onderaan in het bureau portaal zie je een handleiding voor bureaugebruikers, dat je natuurlijk zelf ook goed kunt gebruiken in de test!
NB Ook de gebruikers van het agency portal hebben toegang tot LiveChat om vragen te stellen aan Ubeeo als ze vragen over / problemen hebben met Ubeeo.
Testen als bureau-contactpersoon werkt het beste in een andere browser dan waarmee je zelf in Ubeeo inlogt. De link naar het bureauportaal is https://agency.ubeeo.nl.
In het portaal kan je de vacature zien die aan jou is toegewezen (als je dat hebt gedaan) en je kunt kandidaten voordragen.
Stel je in dat de communicatie niet met het bureau gaat, dus rechtstreeks met de kandidaat, dan kun je het proces vervolgen als normaal.
Stel je in dat de communicatie via het bureau gaat, dan komen er in het kandidaten detailscherm extra opties onder de opties knop. Zo kun je een verzoek doen aan het bureau de kandidaat uit te nodigen voor het gesprek etc.
Missen jullie nog specifieke bureaustappen, laat het dan weten!
Graag ontvangen we hiervoor een ticket: via [email protected] of https://support.ubeeo.nl.