AVG Bewaartermijn
Ubeeo hanteert de volgende verschillende bewaartermijnen:
4 weken of 1 jaar: bij sollicitatie, na afronding van de procedure (dit is zowel via de vacature site als bij handmatig invoeren*, ook via bureauportaal)
3 jaar: na aannemen sollicitant
2 weken: bij referral als er geen actie wordt ondernomen
1 jaar: bij evenement aanmelding **
1 jaar: bij vacature alert aanmaken **
* Als een sollicitant handmatig toegevoegd wordt aan het systeem ontvangen ze een e-mail met daarin het verzoek tot gebruik van hun gegevens. Als men geen toestemming geeft worden de gegevens automatisch na 2 weken verwijderd.
**De reden dat deze bewaartermijnen 1 jaar zijn is dat deze niet onder de sollicitatiecode van de NVP vallen.
Hoe Ubeeo met AVG en persoonsgegevens omgaat
Op een aantal doelen heeft de Autoriteit Persoonsgegevens richtlijnen
afgegeven, waaronder sollicitaties:
‘Het is gebruikelijk dat een organisatie uw sollicitatiegegevens verwijdert uiterlijk
4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure.
Wel kunt u toestemming geven om uw gegevens langer te bewaren.
Bijvoorbeeld omdat er mogelijk op een later tijdstip een passende functie voor u
komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk’
Rol van Ubeeo als verwerker
Als verwerker van data is Ubeeo gebonden aan de wet en heeft elke klant ons gebonden aan de wet via de verwerkersovereenkomst.
Wij hebben de AVG als volgt doorgevoerd in onze applicatie om aan de wettelijke en contractuele verplichtingen te voldoen:
Standaard geldt een bewaartermijn van 28 dagen na afloop van een
sollicitatieprocedure
Deze kan opgerekt worden tot 12 maanden na toestemming van de
kandidaat
De uitzonderingen zijn:
als een kandidaat via de backoffice wordt ingevoerd vragen wij om
toestemming. Na toestemming wordt automatisch de standaard
bewaartermijn gehanteerd. Wordt niet binnen 14 dagen toestemming
gegeven, anonimiseren wij de gegevens weer.12 maanden na toestemming zit de kandidaat in een procedure: dan
wordt de termijn aangepast naar 28 dagen na sollicitatieaangenomen kandidaten: termijn wordt opgerekt naar de periode waarin
kandidaten zichtbaar moeten zijn in Qlik (BI tool voor rapportages). Dat is
maximaal 3 jaar, want de Qlik rapportage gaat over een periode van 3
jaar.De kandidaat ontvangt 7 dagen voordat hij of zij wordt geanonimiseerd een e-
mail met het verzoek om zijn of haar profiel te verlengen als de kandidaat
toegang heeft tot een kandidatenportaal.
Het anonimiseren gaat in twee stappen:
we markeren de kandidaten, zodat ze niet meer zichtbaar zijn voor
gebruikers en halen persoonlijke gegevens weg uit rapportages in Qlik
een week later anonimiseren wij de kandidaten, zodat ze niet meer
bestaan in Ubeeo en alleen nog maar een doel dienen voor rapportages in
Qlik
De analyses in Ubeeo Analytics blijven dus altijd intact! Voor de applicatie is dat anders, daar laten we alleen kandidaten zien die je ook kan bekijken.
Kandidaat kan zelf zijn/haar profiel verwijderen of termijn verlengen
Ubeeo biedt kandidaten (sollicitanten of mensen die zich geregistreerd hebben
op de werken-bij pagina van een organisatie) de mogelijkheid om via een portaal de
bewaartermijn te verlengen of juist om het profiel op eigen initiatief te verwijderen.
Ook krijgen zij via het portaal inzage in de door hen zelf ingevoerde gegevens en sollicitatiedocumenten.
Hoe wordt de data verwijderd
Allereerst wordt er een “vlag” gezet op het kandidatenrecord, waardoor het niet
meer zichtbaar is in rapportages en in de backoffice.
Vervolgens wordt er een kopie van het kandidatenrecord gemaakt, waarbij het
geslacht, de nationaliteit, de woonplaats en de velden met waardenlijsten in het
kandidatenrecord worden gekopieerd naar een nieuw record.
Daarna worden de processtappen zonder commentaren en documenten gekopieerd. Hierna wordt de geboortedatum van de kandidaat teruggezet naar 1 januari van het
geboortejaar. Hiermee hebben we een anoniem record. Vervolgens wordt het
originele record verwijderd.
Dit is een ingebouwde procedure die elke avond alle kandidaten records checkt:
Stel einddatum bewaartermijn in voor kandidaten waarvan de
sollicitaties zijn afgerond en die nog geen einddatum hebbenVerstuur e-mails naar kandidaten van wie de bewaartermijn over 7
dagen verlooptMarkeer kandidaten waarvan de bewaartermijn is verlopen en nog
niet gemarkeerd zijnAnonimiseer gemarkeerde kandidaten
Om hiervan af te wijken, hebben wij schriftelijk toestemming nodig van de Privacy Officer en directie van de klant.
Dit verzoek moet gestuurd worden naar de directeur van Ubeeo, Leon Buijsman, op [email protected]
AVG Opnieuw versturen
Kandidaten die je handmatig toevoegt (en nog niet bestaan met hetzelfde e-mail adres in Ubeeo) dienen toestemming te geven dat zij akkoord zijn met het gebruik van hun gegevens.
Tekstuele uitleg onder de video
Als de kandidaat aangeeft de mail niet ontvangen te hebben, kan het zijn dat deze in de spambox terecht is gekomen.
Als de kandidaat niet op deze mail reageert is het mogelijk om deze toestemming opnieuw te versturen. Het opnieuw versturen van de AVG toestemming kan 1x per dag.
Hiervoor ga je in het menu naar Kandidaten > AVG > In afwachting AVG
Op het scherm wat daar op volgt kun je via het e-mail icoon de mail opnieuw versturen.
Indien de kandidaat een verkeerd e-mailadres heeft ingevoerd kun je deze ook wijzigen. Dit doe je door te dubbelklikken op het blauwe e-mailadres, vervolgens kun je de tekst aanpassen.
Door op het rode kruisje te klikken verwijder je de kandidaat, wees hier voorzichtig mee!