Wat is referral?
Referral, letterlijk vertaald “doorverwijzen", is een wervingsinstrument waarbij medewerkers een kennis kunnen aanbevelen voor een vacature of een profiel binnen de organisatie. De organisatie zet hier vaak een beloning tegenover.
De werkwijze van een referral programma verschilt per organisatie. De ene organisatie geeft een beloning na de proeftijd van de aangedragen nieuwe medewerker, een andere organisatie beloont het aandragen op zich al en keert na afloop proeftijd nog een deel van de beloning uit en weer andere bedrijven hebben er een heel puntensysteem aan gekoppeld waar beloningen aan verbonden zijn.
Hoe je het ook inricht, Ubeeo ondersteunt referral, zodat informatie over de aandrager en de voorgestelde kennis wordt vastgelegd. Ook kunnen er mails worden ingesteld om de communicatie rondom het referral programma te stroomlijnen.
In deze korte video tonen we hoe Referral er uit kan zien, uiteraard is dit proces in te richten naar eigen inzicht.
Wat is er voor nodig om referral in te richten?
Allereerst moet er een plek zijn waar een medewerker kan zien voor welke vacatures of profielen referral mogelijk is. Heb je de vacatures via Ubeeo op het intranet staan? Of is er op de website een pagina voor eigen medewerkers met uitleg over het referral programma? Dan zou dat een goede plek kunnen zijn!
Ubeeo kan meekijken wat de beste plek is en naast de solliciteerknop ook een referralknop neerzetten.
Is er geen intranet met vacatures vanuit Ubeeo? Dan kunnen we een referral formulier op de webpagina zetten waar de profielen staan waarvoor de medewerker iemand kan voorstellen. Ubeeo zal configuratie instellingen moeten doen en in sommige gevallen dus ook de websitepartij of intranetpartij. Het implementeren van de "referral knop” gebeurt overigens op dezelfde wijze als dat de Solliciteren button wordt geïmplementeerd.
Ubeeo levert daarnaast voorbeelden aan van de systeemmails die nodig zijn, zodat die in de eigen tone of voice gezet kunnen worden.
Hoe kan een kandidaat worden aangedragen?
Via de vacature- of intranetwebsite kan een medewerker op de knop aanbevelen klikken.
Afb 1.) Voorbeeld van een aanbevelen button op de website
Hierna komt de medewerker in een formulier terecht waarin de gegevens van de kandidaat die men wil aandragen ingevuld kunnen worden. Zie afbeelding 2 hieronder.
Afb 2.) Formulier kandidaat gegevens ingevuld.
Na het verzenden van dit formulier ontvangt de medewerker (vanaf dit moment ‘de aandrager’ genoemd) een bevestiging. Deze bevestiging gebeurt op het scherm en daarnaast ook nog een keer via de e-mail.
Afb 3.) Bevestiging na verzenden kandidaat gegevens.
Vervolgens ontvangt de voorgestelde kennis (de referral kandidaat) een e-mail waarin wordt aangegeven dat hij of zij is aangedragen voor een functie. Deze mail heeft meerdere opties:
Als de kandidaat nog niet bekend is in Ubeeo staat er automatisch een AVG-melding in de mail dat de gegevens na 14 dagen verwijderd worden uit het systeem als er dan nog geen actie is ondernomen door de kandidaat (zie afbeelding 4).
Als de kandidaat al wel bekend is in Ubeeo, dan is deze toevoeging in de mail niet nodig. De tekst van de e-mail is dan helemaal naar eigen inzicht in te stellen.
Afb 4.) Voorbeeld van mail naar referral kandidaat
Als de referral kandidaat op de ‘Maak sollicitatie compleet’ button in de e-mail klikt, gaat deze naar het sollicitatie formulier.
Via de link met de functietitel kan de vacaturetekst of profielbeschrijving gelezen worden en via het formulier kan de sollicitatie dan voltooid worden. De informatie die de aandrager heeft ingevuld staat hier al vooraf ingevuld voor de referral kandidaat.
Afb 5.) Referral sollicitatieformulier
Na het insturen van de sollicitatie ontvangt de referral kandidaat een bevestiging op het scherm en via de e-mail.
Afb 6.) Bevestiging van sollicitatie op scherm
Afb 7.) Bevestiging in de mail naar kandidaat
Tot slot gaat er ook nog een e-mail ter bevestiging naar de aandrager waarin wordt bevestigd dat de referral kandidaat die zij hebben aangedragen heeft gesolliciteerd.
Afb 8.) Voorbeeld Email bevestiging naar de aandrager
Hoe ziet dit er binnen Ubeeo uit?
Referral(s) worden gekoppeld aan vacature(s). Dit doe je, als referral is ingericht, door het vinkje aan het zetten bij de optie ‘Referrals aandragen mogelijk’ bij de Instellingen van de vacature.
Afb 9.) Instellen referral bij de vacature
Op de detail pagina van de betreffende referral vacature zie je het aantal referral kandidaten in de pijplijn, en na doorklikken zie je ook door welke medewerker deze aangedragen zijn.
Afb. 10.) Voorbeeld Recruitment pijplijn met het aantal referral kandidaten
Afb 11.) Door wie is de referral kandidaat aangedragen
Via Specifieke Bron kan je zien welke medewerker de referral kandidaat heeft aangedragen.
Onder Acties op de kandidaat profiel pagina vind je de informatie dat de kandidaat is aangedragen ook terug.
Afb 12.) Acties laat zien dat de kandidaat is aangedragen
Toekomstige ontwikkelingen
Toevoegen van sollicitatie termijn in de e-mail. Als een vacature bijvoorbeeld nog 14 dagen open staat ten tijde van de referral krijgt de kandidaat dit te zien in de e-mail.
Als de vacature nog 1 dag open staat heeft de kandidaat na het sluiten van de vacature tot 48 uur na sluiting de mogelijkheid te solliciteren
Meer informatie?
Heb je naar aanleiding van dit artikel behoefte aan meer informatie, of wil je referral aanvragen? Stuur ons dan een bericht via [email protected]