Als Super User heb je extra opties en mogelijkheden ten opzichte van andere gebruikers binnen jullie organisatie. Graag geven we je in dit artikel wat handvatten en informatie over wat dit precies inhoudt.

Naast de reguliere opties zoals Kandidaten, Vacatures, Werkstromen en Organisaties inzien heb je ook opties binnen de Configuratie waarin je oa het volgende kan inzien:

Deze onderdelen kan je vinden onder Configuratie > Backoffice

Dit artikel bevat een aantal veelgestelde vragen en waar je dit terug kan vinden als Super User:

Als iemand aangeeft niet te kunnen inloggen vraag dan de foutmelding op via een screenshot.
​

Via Configuratie > Backoffice > Accounts > Gebruikers

Kan je de gebruikers opzoeken via de zoekbalk.

Vind je een gebruiker niet terug in het overzicht? Zet dan het vinkje uit voor ‘actieve gebruikers’ daar maak je ook de inactieve gebruikers zichtbaar mee.

Levert een actie een foutmelding op, probeer het dan nogmaals om te zien of het een tijdelijk issue is.

Is dat het niet? Copy / paste dan de foutmeldingscode (bij voorkeur als tekst) naar Ubeeo Support in een ticket of de chat. Heb je geen foutmeldingscode? Omschrijf dan duidelijk wat de gebruiker doet voordat de foutmelding optreed.

Vraag vanuit gebruiker in de vorm van:

Elk gebruikersprofiel heeft een set aan vooraf bepaalde rechten wat een gebruiker wel / niet mag doen binnen Ubeeo. Ziet een gebruiker bepaalde opties niet: Dan is dit vaak een beperking op de gebruikersrechten.
​
Deze gebruikersrechten zijn bij de implementatie vanuit jullie organisatie bepaald.

Ga naar de gebruiker (opzoeken via zoekbalk) of gebruikerslijst. Onder Toegangsrechten vind je de rechten terug die deze gebruiker heeft.

Naast de gebruikersprofielen heb je ook nog een beperking tot organisatie, zie hieronder.

Dat houdt in dat deze gebruiker alleen vacatures/ kandidaten binnen een bepaald onderdeel (afdeling / locatie) van de organisatie mag inzien.

Is een kandidaat of vacature gekoppeld aan een andere afdeling dan zal deze gebruiker dit niet in kunnen zien.

Heb je hier vragen over? Laat het ons weten.

Bij de kandidaat zie je twee stappen voor een gesprek, de eerste stap is de uitnodiging. De tweede stap kan gebruikt worden om de afspraak aan te passen.

Je kan klikken op het 1ste gesprek,

Dan opent het volgende scherm:

​Via het potloodje bij Gespreksinformatie kan je de gespreksinformatie aanpassen:

Interviews kan je op de volgende manier annuleren.
Op het kandidaat profiel, ga je via Opties > Interview annuleren

In het vervolgscherm kies je de vacature en het gesprek om te annuleren.

Vraag vanuit de gebruiker: Ik heb geen toegang tot de map:

De map is op meerdere manieren te bereiken:

Binnen de map kan je naar de Map instellingen en daar zie je wie er toegang heeft tot de map onder ‘Map gedeeld met’:

Hier zie je wie er toegang heeft tot een map (Toegang status)

Toegang kan via meerdere manieren gegeven worden.

Via de map:

- Groene plusje vanuit de map.

Hier vul je de Toegangsrechten in:

- Beoordelen en delen: Gebruiker kan beoordelen en de map verder delen.

- Beoordelen: Gebruiker kan kandidaten beoordelen.

- Bekijken: Gebruiker kan alleen de kandidaten in de map bekijken.

Gebruikers: vul hier de gebruiker in die toegang nodig heeft.

Opties > Commissies

Een oorzaak van teruggetrokken toegang kan zijn dat de selectiecommissie is verlopen. Via het potloodje kan dit weer aangepast worden binnen de selectiecommissie.

Een rol bij een vacature kan ook de oorzaak zijn van toegang tot de map. Sommige rollen zorgen voor automatische toegang tot een map.

Via Configuratie > Backoffice > Vacatures > Rollen kan je zien welke rollen voor toegang in de map zorgen.

Toegang via een interview: Tot slot kan toegang tot de map ook veroorzaakt worden doordat de gebruiker betrokken is bij een interview van een kandidaat/ meerdere kandidaten.

Dan heeft de gebruiker slechts toegang tot de kandidaat/ kandidaten waarbij men betrokken is bij het interview. De overige kandidaten in de map zijn voor deze gebruiker dan niet zichtbaar.

Afhankelijk van je rol bij de vacature en de instellingen bij de map ontvang je wel of geen meldingen van kandidaten in de map. Controleeer of in de map instellingen het vinkje 'Bericht bij nieuwe kandidaat' aanstaat.

In de instellingen van de map via:

Kan je zien of iemand wel/ geen meldingen ontvangt

Deze instellingen zijn bepaald tijdens de configuratie, heb je hier een vraag over, laat het ons weten via chat of ticket.

Als er wordt aangegeven dat een vacature niet online komt dan kan dat verschillende oorzaken hebben.

De eerste check is om te kijken of de vacature instellingen goed staan. Staat de status van de vacature op ‘Definitieve versie’?

Staan de publicatie instellingen juist ingesteld?

Staat het vinkje ‘tonen in vacaturelijsten aan’

Dit vinkje zorgt ervoor dat een vacature zichtbaar is op de vacature overzicht pagina.

Met dit vinkje uit is de vacature niet direct zichtbaar in het overzicht en alleen via de directe link te bereiken. Dan staat de vacature wel aan, maar is niet in het overzicht te vinden.
​
Heb je het status tabblad bij een vacature? Controleer dan of de vacature hier online staat.

Hebben jullie een multilingual implementatie, dan is het noodzakelijk dat er tenminste 1 taal geselecteerd wordt bij de vacature.

Ben je dit allemaal nagegaan en staat de vacature niet online laat dit dan Ubeeo weten, zij kunnen verder nagaan wat de situatie is.

Dit is te vinden via Configuratie > Backoffice > Vacatures > Standaard teksten

Vacature tekstblokken liggen in nauw contact met de website. Het aanpassen van vacature tekst blokken zal daarom niet zomaar gedaan kunnen worden, maar dit zal altijd in overleg met de websitepartij moeten.

Ook als het ‘slechts’ gaat om tekstblok titels of de volgorde van bepaalde blokken. Al deze wijzigingen kunnen grote impact hebben op de website.

Heeft de gebruiker per ongeluk een kandidaat afgewezen of aangenomen? Dan is het, afhankelijk van de gebruikersrechten, mogelijk deze kandidaat weer in procedure op te nemen.

Je kan de Aangenomen status van de kandidaat verwijderen door in het betreffende tabblad naar de juiste procedure te gaan. Hier zie je de optie Acties.

In het hier opvolgende scherm kan je de status
​

Aangenomen verwijderen door op het rode kruis te klikken. Na verversen van het scherm is de kandidaat weer in procedure opgenomen en kan je de juiste status toewijzen.

Voor afgewezen kandidaten kan je op dezelfde wijze de status veranderen.

Is de kandidaat terecht afgewezen maar wil je hem toch weer in een procedure opnemen? Dan raden we aan om de Afgewezen kandidaat handmatig weer toe te voegen aan een vacature.

Wijzigingen in de aangenomen en afgewezen statussen hebben ook effect op de Analytics.

Sommige wijzigingen (tekstuele inhoud van mails of tekstblokken bv.) of aanpassen van waardenlijsten kunnen eenvoudig door jullie gedaan worden.

Gaat het om andere wijzigingen? Laat het ons dan even weten. Dan kan ons implementatie team verder meekijken naar de opties.

Doordat sommige wijzigingen grote gevolgen kunnen hebben voor de werking van het ATS, kunnen jullie niet alles doen.
​

Ons implementatie team kijkt graag mee naar jullie wensen. Wijzigingen in de implementatie kunnen alleen vanuit een ticket worden opgepakt, en niet via de chat.
​
Stuur voor wijzigingsverzoeken een ticket in.

Om de week op woensdagavond zetten we de nieuwe versie van Ubeeo live. Dit gebeurt om 20.00 uur in de avond en dit houdt in dat er op dat moment geen gebruik gemaakt kan worden van Ubeeo. Je kan niet inloggen en kandidaten kunnen niet solliciteren. Over het algemeen duurt dit enkele minuten. De bezoeker wordt geïnformeerd dat er tijdelijk niet ingelogd of gesolliciteerd kan worden.
​
Op het moment dat jullie donderdagochtend inloggen maken jullie gebruik van de nieuwste versie van Ubeeo. Daar hoeven jullie zelf niets voor te doen.
We sturen jullie een push bericht in Ubeeo waarin we de hoofdlijnen van de release beschrijven en daarnaast een link naar de volledige release notes.

Wat we wel vragen vanuit jullie super user / beheerder rol is dat de bijbehorende release notes worden doorgenomen omdat hier voor jullie organisatie mogelijk interessante informatie instaat.

De release notes bevatten namelijk informatie over nieuwe functionaliteiten of uitbreidingen op bestaande functionaliteit. Niet elke aanpassing kunnen wij direct aanzetten omdat hier nog configuratie bij komt kijken of dat hier extra informatie nodig is.
​

De release notes zijn hier te vinden: Ubeeo release notes

https://help.ubeeo.nl – Ubeeo knowledge base, met uitleg en veelgestelde vragen
​

https://support.ubeeo.nl – Melden van issues bij Ubeeo

Ubeeo release kalender - Wanneer kunnen we de nieuwe versie van Ubeeo verwachten?

https://status.ubeeo.nl/ - Ubeeo status pagina.