De mailbox is een functionaliteit waarbij het mogelijk is om 1 algemeen recruitment mailadres te koppelen van waaruit mails zichtbaar kunnen worden in het Ubeeo ATS en van waaruit mails kunnen worden verzonden als antwoorden op kandidaat-mails.
Zo heb je een goed overzicht van de mails die in en uitgaan, binnen Ubeeo.
Centrale mailbox
In de centrale mailbox kunnen alle e-mails terug gevonden worden die ontvangen worden en verstuurd zijn via het algemene e-mailadres. Dit gaat zowel om e-mails van kandidaten, als e-mails die nog niet gekoppeld zijn aan een kandidaat.
Wanneer er een mail binnenkomt en deze mail kan niet op basis van het mailadres gekoppeld worden aan een kandidaat, kan deze handmatig gekoppeld worden aan een kandidaat, of gearchiveerd worden.
Naast alle inkomende berichten, is het ook mogelijk om verzonden en gearchiveerde mails terug te vinden in de centrale mailbox. Ook kan er op de e-mails gereageerd worden direct vanuit de centrale mailbox.
Er zijn geen restricties in de centrale mailbox voor welke mails er getoond worden en er is een eigen beveiligingstoken voor toegang tot centrale mailbox.
Mailbox bij de kandidaat
De mailbox op de kandidaat detailpagina werkt vergelijkbaar als de centrale mailbox, met als groot verschil dat hier alleen de mails zichtbaar zijn die horen bij de specifieke kandidaat. Dit paneel zit achter een apart beveiligingstoken zodat er per gebruikersgroep in te stellen is of deze wel of niet toegang hebben tot dit Email paneel.
Naast toegang tot het paneel, is er ook toegang nodig tot de vacature waaraan het mailgesprek gekoppeld is. Wanneer er geen vacature is gekoppeld, zijn de gesprekken altijd zichtbaar.
Ook hier is het mogelijk om op e-mails te reageren, en indien een gesprek toch niet bij de kandidaat hoort, kan deze losgekoppeld worden zodat dit gesprek later via de centrale mailbox aan de juiste kandidaat gekoppeld kan worden.