Wat zijn (slimme) mappen?
De (slimme) map wordt voornamelijk gebruikt om kandidaten te beoordelen. Het beoordelen kan gedaan worden door iedereen met minimaal 'Beoordeel' rechten tot de map. Deze rechten kun je krijgen omdat je vacaturehouder bent, een rol hebt bij de vacature, in een commissie zit of interviewer bent. Het is vervolgens voor bijvoorbeeld recruitment gemakkelijk in één oogopslag te zien welke kandidaten moeten worden uitgenodigd of afgewezen mogen worden.
Hoe worden deze mappen aangemaakt?
Per vacature is er 1 map. In deze map zitten de kandidaten gebundeld die automatisch zijn doorgestuurd naar de map of handmatig na een voorselectie zijn toegevoegd. Dit is afhankelijk van de configuratie en meestal intern bekend bij recruitment mocht je hier zelf niet uitkomen.
Hoe navigeer je naar een map?
Dit is op 3 manieren mogelijk:
Vanuit het dashboard onder de kop Mappen zijn er 2 opties; 'Kandidaten te beoordelen' en 'Open mappen'. Kies je voor de eerste optie, dan krijg je een lijst van de mappen te zien waar jij nog een kandidaat moet beoordelen. Klik je op de tweede optie dan zie je alle open mappen waar jij toegang tot hebt:
Via het menu aan de linkerkant open je de map via Kandidaten > Mappen > Mappen. Je komt dan in het overzicht met alle open mappen waartoe jij toegang hebt terecht.
Mocht je toegang tot een vacature hebben kun je bijbehorende map ook gemakkelijk openen. Dit doe je via Opties > Slimme map. Vervolgens zit je direct in de map en zie je alle kandidaten die hier in zitten:
Een map open je vervolgens door op het map-icoon te klikken. Mocht je ook een vergrootglas-icoon zien kun je hiermee de map instellingen openen. Later in dit artikel wordt hier verder op in gegaan.
Hoe beoordeel je een kandidaat?
Door op het poppetje-icoon te klikken kun je een kandidaat openen. Vanuit hier kun je onder de Bestanden tab de ingediende documenten zoals het cv en de motivatiebrief inzien door er op te klikken. Wanneer je klaar bent om de kandidaat te beoordelen doe je dit via het Aanbeveling tab. Je kunt vervolgens een positieve, neutrale of negatieve beoordeling achterlaten door hier op te klikken. Eventueel kun je ook nog een opmerking toevoegen via het tekstgebied en op Toevoegen te klikken. Afhankelijk van de configuratie zie je direct de beoordelingen van de medebeoordelaars of pas nadat je zelf beoordeelt hebt.
Nadat je een kandidaat beoordeelt hebt, kun je rechtsboven onder je naam op Volgende klikken om door te gaan naar de volgende kandidaat.
Voor meer informatie over het beoordelen zelf verwijzen we je naar het volgende artikel: Hoe beoordeel ik een kandidaat?
Map instellingen
Via de map instellingen kun je precies zien wie er toegang heeft tot de map met kandidaten, met welke rechten en of zij meldingen vanuit de map horen te ontvangen. Meldingen vanuit de map betekenen in de praktijk de e-mails die worden verstuurd op basis van de map, zoals wanneer je toegang krijgt tot de map en/of wanneer er een nieuwe kandidaat aan de map is toegevoegd.
De map instellingen open je vanuit de map zelf door te navigeren naar Opties > Map instellingen:
De map instellingen zien er als volgt uit (ze kunnen verschillen op basis van configuratie):
Hierbij een korte beschrijving van de belangrijkste punten:
De status geeft aan dat een map is geopend of gesloten. Wanneer hier gesloten staat is deze enkel door superusers in te zien.
Via dit vinkje wordt de e-mail 'Nieuwe kandidaat in map' gestuurd naar iedereen waarbij de meldingen aan staan. Vink je dit uit, dan ontvangt niemand deze mail.
Via dit vinkje worden er geheel geen e-mails meer verstuurd, ook niet wanneer de meldingen voor een gebruiker aan staan.
Via dit vinkje wordt de e-mail 'Herinnering kandidaat nog niet beoordeeld' wel of niet verstuurd.
In deze kolom staan alle gebruikers die toegang hebben tot de map of dit ooit hebben gehad.
In deze kolom zie je terug wie de gebruiker toegang heeft gegeven.
In deze kolom staan de huidige toegangsrechten van de gebruiker. Wat deze precies inhouden wordt later in dit artikel op ingegaan.
In deze kolom zie je terug of iemand toegang heeft of geen toegang meer heeft.
Wanneer iemand toegang heeft tot de map omdat hij/zij een interviewer is bij 1 van deze kandidaten zie je dit vinkje terug. Dit betekent ook dat zij enkel de kandidaten zien waarbij ze zelf betrokken zijn.
Het vinkje in deze kolom geeft aan of iemand e-mails vanuit de map ontvangt of niet. Waar dit vinkje op gebaseerd is wordt later op ingegaan in dit artikel.
Let op: Middels het groene plusje kun je iemand toegang geven tot deze map. Mocht je gebruik maken van commissies is het 'netter' om gebruikers hier aan toe te voegen. Zo blijf je 1 overzicht behouden voor iedereen met toegang tot de map en kunnen er geen onduidelijkheden ontstaan. Meer over de commissies lees je hier.
Notificaties vanuit de map
Wanneer bij een gebruiker in de map instellingen is terug te zien dat ze meldingen ontvangen betekent dit dat ze de ingestelde systeemmails ontvangen. Afhankelijk van configuratie zijn dit bijvoorbeeld 'Nieuwe kandidaat in map', 'Toegang tot map' of 'Herinnering kandidaat te beoordelen'. Dit vinkje krijg je op basis van 1 van de volgende instellingen:
De vacaturehouder (en beheerder van de map) ontvangt de meldingen. Dit staat geconfigureerd op het vacaturetemplate en is per vacaturetemplate te wijzigen. Dit is niet door een superuser zelf te doen, maar zal altijd via een ticket moeten worden ingediend. Een ticket kun je indienen via https://support.ubeeo.nl/
Op basis van een rol bij de vacature ontvang je meldingen. Per rol is dit door een superuser te configureren door te navigeren naar Configuratie > Backoffice > Vacatures > Rollen. Het wijzigen doe je vervolgens in de kolom Notificaties in map.
Wanneer iemand aan commissie wordt toegevoegd ontvangt diegene automatisch een vinkje en dus meldingen.
Het vinkje is niet handmatig per gebruiker uit te schakelen, ook niet als gebruiker zelf of als superuser.
Toegangsrechten in de map
Naast de volgende rechten is het altijd belangrijk te controleren of iemand nog wel toegang heeft tot de map. Dit vind je terug onder de kolom Toegang status. Staat hier open; dan heeft de gebruiker nog toegang. Staat hier teruggetrokken; dan heeft de gebruiker geen toegang meer.
Het ontnemen van de toegang gebeurt meestal op basis van 1 van de volgende punten:
De gebruiker had een rol bij de vacature, maar nu niet meer.
De gebruiker zit een commissie die is verlopen. Door de datum aan te passen krijgen ze weer toegang.
De gebruiker was de vacaturehouder, maar nu niet meer.
De gebruiker is handmatig vanuit de map instellingen verwijdert.
In de map instellingen is te zien welke toegangsrechten iemand precies heeft. De volgende opties zijn mogelijk:
Beheerder = Deze gebruiker is de eigenaar van de map. 1 iemand krijgt deze rechten, namelijk de administratief vacaturehouder. Hiermee kunnen kandidaten beoordeeld worden.
Als beheerder = De beheerder (en tevens vacaturehouder) heeft zijn/haar account gedeeld. Op basis van het delen krijgt iedereen waaraan het account gedeeld is 'Als beheerder' rechten. Hiermee kunnen kandidaten beoordeeld worden.
Beoordelen en delen = Deze gebruiker krijgt beoordeelrechten. Daarbovenop krijgen ze de mogelijkheid om via de map instellingen gebruikers toe te voegen.
Beoordelen = Deze gebruiker heeft alleen beoordeelrechten.
Bekijken = Deze gebruiker krijgt alleen de rechten om de kandidaten uit de map te bekijken. Hierbij kunnen ze ook de bestanden inzien.
De onderste 3 rechten krijg je gebaseerd op wat is ingesteld bij de rollen, in de commissie-instellingen of bij het handmatig toegang geven via de map instellingen.