Wat is het?
In Ubeeo worden veel afspraken voor sollicitatiegesprekken ingepland. Er zijn allerlei soorten afspraken mogelijk in Ubeeo.
Om een duidelijk overzicht te krijgen van de ingeplande afspraken en daarbij ook te zien of de deelnemers wel of niet hebben geaccepteerd, hebben we een afsprakenoverzicht.
Voor wie is het bedoeld?
Ben je organisator van een gesprek? Of deelt een organisator van een gesprek het account met jou? Dan zie je deze afspraken hier ook terug.
Hoe kom je er?
Via het linker menu kan je naar Kandidaten > Afspraken. In dit overzicht zie je de afspraken waarvan jij de organisator bent, of de afspraken waar degene(n) met wie jij jouw account hebt gedeeld de organisator van is.
Wat zie je?
Het afsprakenoverzicht laat zien om welk gesprek en welke vacature het gaat. Of de kandidaat en deelnemers hebben geaccepteerd (groen vinkje), hebben geweigerd (rood kruisje) of nog niet hebben gereageerd (grijs vraagteken).
Via de filters kan je zoeken naar een vacature, gesprek, kandidaat of deelnemer.
De filter opties zijn:
Periode filter: Filteren kan je op periode. Standaard staat deze periode of ‘Deze week’ ingesteld waarbij je dus de gesprekken van deze week ziet. De andere opties zijn Vandaag, Morgen, Volgende week en 30 dagen.
Kandidaat status: Hiermee kan je filteren op de aanwezigheid van de kandidaat
Deelnemer status: Hiermee kan je filteren op de aanwezigheid van de deelnemers
Kandidaat niet bevestigd: Via deze checkbox kan je de kandidaten die niet bevestigd hebben eenvoudig terugvinden.
Als je dit aanvinkt, dan zie je ook direct de contactgegevens (e-mail + telefoonnummer) van de kandidaat zodat er contact opgenomen kan worden met de kandidaat indien nodig.
Toekomstige ontwikkelingen.
In de toekomst zal het mogelijk worden om dit overzicht ook bij de vacatures zelf in te zien, zodat je ook per vacature kan bekijken wie de afspraken heeft bevestigd.
De optie om als deelnemer, dus als je niet de organisator bent van het gesprek, dit overzicht in te zien, wordt nog onderzocht.
Daarnaast wordt er gewerkt aan een optie dat het referentie nummer in de vacature titel wordt opgenomen.
Waar op te letten?
❗Als de organisator van de gesprekken in jullie organisatie een algemeen adres is, bijvoorbeeld [email protected], en dit account heeft ook een rol bij de vacature, dan wordt, bij het delen van het account, niet alleen het afsprakenoverzicht gedeeld, maar ook de (kandidaat) informatie die bij deze vacatures hoort!
Dus is bv. [email protected] de organisator van een gesprek, maar hebben zij ook een rol bij de vacature, dan deel je dus alle informatie over die betreffende vacature.
❗Verloopt een afspraak via de zelfplanner? Dan wordt deze afspraak pas zichtbaar in dit afsprakenoverzicht op het moment dat de kandidaat een tijdstip heeft gekozen.