Bekijk hier een korte video uitleg voor de WhatsApp module binnen Ubeeo vanuit het perspectief van de gebruiker.
De uitgebreide versie van deze video is hieronder te vinden, de tekst volgt onder de video:
Voor het gebruik van de WhatsApp module moet je natuurlijk een aantal dingen weten als gebruiker. Deze uitleg begint daarom met het demonstreren hoe het eerste contact met een kandidaat eruitziet.
Als je inlogt in het backoffice kan je op verschillende manieren bij het WhatsApp gesprek van een kandidaat komen.
De foto’s die zijn gebruikt voor het maken van deze uitleg komen uit een Ubeeo testomgeving.
Waar is het gesprek met de kandidaat te vinden?
De meest gemakkelijke manier is om via de vacature te navigeren naar de kandidaat (klik op de kandidaat waarmee je wilt chatten). Hier kan je vervolgens via de “kandidaat bekijken” knop naar het overzicht van de kandidaat:
Bij dit overzicht hoef je enkel op “WhatsApp” te klikken om vervolgens bij het gesprek te komen met de kandidaat:
Een tweede manier om bij het gesprek met de kandidaat te komen is via het dashboard menu: Via kandidaten kan je onderaan op “WhatsApp” klikken om bij een algemeen overzicht te komen.
Je komt via deze weg bij een overzicht van alle gesprekken waar je toegang tot hebt:
Een derde en laatste manier om bij het gesprek met een kandidaat te komen is via het belletje boven in het backoffice scherm:
Het getal bij het belletje wordt groter met elk nieuw bericht wat binnenkomt, zodat je altijd snel kunt zien of er nieuwe berichten zijn waar je op moet reageren.
Chatten met een kandidaat
Voor het beginnen van een chat met een kandidaat is er eerst “goedkeuring” nodig van de kandidaat. Dit is ingesteld door WhatsApp zodat werkgevers niet zomaar kandidaten oneindig veel berichten kunnen sturen.
Het krijgen van deze “goedkeuring” gaat erg makkelijk. Je moet namelijk om een gesprek te beginnen een template bericht naar de kandidaat sturen. Zodra de kandidaat reageert op het template bericht heb je 24 uur de tijd om vrij te chatten.
Deze 24 uur begint elke keer dat je een bericht van de kandidaat ontvangt opnieuw.
Is een sessie verlopen en wil je weer met de kandidaat een gesprek beginnen dan moet je wederom een template sturen.
Hoe ziet het sturen van templates eruit?
De templates zijn altijd te vinden via de 3 puntjes knop:
Vervolgens moet je kiezen welk template bericht je wilt versturen, en dan is het even afwachten tot de kandidaat reageert:
Kandidaat bekijken
Via de optie 'Kandidaat bekijken' onder de 3 puntjes rechtsboven kan je direct naar het kandidaat profiel toe om de gegevens van de kandidaat te bekijken
WhatsApp archief
Is het WhatsApp gesprek met de kandidaat afgelopen (de kandidaat is aangenomen of afgewezen in het systeem) dan kan je de chat archiveren. Op deze manier hou je het scherm met je gesprekken overzichtelijk.
Via de 3 puntjes rechtsboven kan je de chat archiveren
Je krijgt vervolgens een waarschuwing of dit echt de bedoeling is, na 7 dagen worden de gearchiveerde chats automatisch verwijderd. Het is dan niet meer mogelijk het gesprek terug te vinden via Ubeeo.
Waar vind je de gearchiveerde gesprekken?
Het chat archief vind je onder Kandidaten > WhatsApp > Archief
Gearchiveerde gesprekken herstellen
Als je een gesprek opnieuw wil activeren kan dat via het archief. Hier zie je het icoon om het gesprek weer naar het gesprekken overzicht over te zetten.
Je krijgt wederom een melding met de vraag of je dit echt wilt, als je hier op 'Ja' klikt dan komt het gesprek weer in je overzicht terecht.
Laatste opmerkingen
Het gebruik van WhatsApp heeft als doel het openen van een extra en snel communicatiekanaal met de kandidaten. Vooral jonge sollicitanten kijken per dag bijvoorbeeld veel meer op hun WhatsApp dan op hun mail. Hierdoor verloopt het contact sneller en kan bijvoorbeeld een interview afspraak in korte tijd gemaakt worden.
Onthoud dat het contact met kandidaten over 1 nummer verloopt! Dit betekent dat als een sollicitant op meerdere vacatures solliciteert, het WhatsApp contact via dezelfde chat zal verlopen voor beide vacatures. Wij adviseren dan ook om in dit geval maar 1 vacature te laten chatten met WhatsApp en in de 2e vacature het contact via de mail te houden.
WhatsApp button bij je vacatures
Het is ook mogelijk om naast de reguliere sollicitatie button een optie te hebben om te solliciteren via WhatsApp. In de onderstaande video tonen we hoe dit er uit kan zien, uiteraard is dit in te richten naar eigen inzicht.
Wil je hier meer informatie over? Neem dan contact op via [email protected]