Met de zelfplanner functionaliteit kan de kandidaat het voor hen ideale interview tijdstip uitkiezen binnen vooraf ingestelde beschikbaarheidsblokken op de vacature. Binnen deze blokken zijn de geselecteerde interviewers ook beschikbaar.
De Zelfplanner is nu beschikbaar.
Bij interesse in de Zelfplanner kan een verzoek via de support portaal of via [email protected] ingestuurd worden.
Hoe werkt het?
De interviewers stemmen onderling af welke dag(delen) er worden gezet op de vacature dat beschikbaar wordt voor de kandidaten om hun ideale interview tijdstip uit te kiezen. Dit wordt gedaan per processtap en de tijdsduur wordt bij het zetten van de beschikbaarheidsblokken al uitgekozen en is hierna niet meer aan te passen.
Nadat de beschikbaarheid op de vacature is gezet kan de kandidaat worden uitgenodigd (dit kan ook in bulk) via de Zelfplanner processtap. Hierbij worden de interviewers gekozen waarbij er in de virtuele kalender van de interviewers wordt gekeken of ze beschikbaar zijn vergeleken met de beschikbaarheid ingesteld op de vacature. Heeft één van de interviewers al een afspraak op tijdstip staan dan wordt dit eruit gefilterd voor de kandidaat.
Zodra de kandidaat een tijdstip voor zichzelf heeft uitgekozen wordt er een bevestigingse-mail naar de kandidaat, interviewer en (indien geconfigureerd) naar de organisator gestuurd.
Zelfplanner
Een voorbeeld zien en er doorheen klikken?
Laat het ons weten, dan kunnen we jullie toegang geven tot deze demo.
Hieronder zijn de stappen uitgelegd die je in de demo kan terug zien.
Op de vacature details pagina is het tabblad beschikbaarheid zichtbaar. Door hier op te klikken kan je de gewenste beschikbaarheidsblokken zetten per processtap waar de kandidaat uiteindelijk uit kan kiezen.
Boven de kalender stel je allereerst de processtap in die je wilt gebruiken voor de Zelfplanner functionaliteit. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat het bij het eerste gesprek het 30 minuten duurt en bij het 2e gesprek 60 minuten duurt. Als dit is ingesteld dan is dit niet meer aanpasbaar. Open de waardenlijst om de processtap te kiezen. Selecteer de Zelfplanner processtap:
Open de waardenlijst van de interview duur.
Je kiest de gewenste tijdsduur van het gesprek → 30 minuten.
Aan de linkerkant verschijnt de processtap zodra deze juist is ingesteld. Hierdoor kan er een beschikbaarheidsblok worden gesleept op de gewenste dagen in de toekomst.
❗Tip: de zelfplanner werkt het beste als er een dag(deel) wordt gezet als
beschikbaarheid ipv losse blokken van bijvoorbeeld een half uur.
Als de beschikbaarheid bij de vacature is ingesteld kunnen we daarna de kandidaat uitnodigen voor een gesprek.
Via de opties knop gaan we naar de gewenste processtap.
De kandidaat kan nu worden uitgenodigd met de zelfplanner. De locatie kan wordengekozen, wie de organisator van de afspraak is en erg belangrijk de interviewers! Voor elke interviewer wordt een virtuele kalender aangemaakt.
❗Alle afspraken die via de zelfplanner lopen komen hierin terug waardoor we bezette tijden in de agenda’s van de gekozen interviewers eruit filteren voor de kandidaat.
We versturen de e-mail naar de kandidaat.
De kandidaat ontvangt de uitnodigingse-mail en klikt op de knop om naar de Zelfplanner te gaan.
De zelfplanner is nu zichtbaar in de browser
De duur van een tijdsblok is 30 minuten. Dit is eerder bij de processtap ingesteld bij de vacature.
De tijdzone is wat er vanuit het systeem wordt meegestuurd. Heeft de kandidaat een andere tijdzone dan is dat nog aanpasbaar
De kandidaat krijgt qua beschikbaarheid 2 beschikbare dagen te zien die eerder op de vacature zijn ingesteld
Mocht een kandidaat niet kunnen kan er worden geklikt op “Ik kan niet op deze dagen“ wat een e-mail triggert naar de interviewers en/of organisator voor een vervolgactie.
De kandidaat klikt eerst op Woensdag 15 mei om te kijken of daar een gewenst tijdstip bij zit.
Op woensdag 15 mei was de beschikbaarheid ingesteld bij de vacature van 08:00 - 13:00. Er zijn een aantal 30 minuten blokken niet beschikbaar (bv. 09:00 - 09:30 of 12:30 - 13:00).
Dit komt doordat in ieder geval één van de twee interviewers al een afspraak heeft op deze tijden. Hierdoor wordt dit niet aangeboden aan de kandidaat als een beschikbare tijd. Alleen beschikbare tijden waarbij beide interviewers beschikbaar zijn worden als optie aan de kandidaat gegeven.
Er zit in dit voorbeeld geen juist tijdsblok voor de kandidaat bij waardoor terug gaat naar de dagen via de link “ Ik kan niet op deze tijden”.
De kandidaat kiest nu voor Vrijdag 17 mei.
De ideale tijd is 08:00 - 08:30 voor de kandidaat en de kandidaat klikt hierop.
De kandidaat weet het zeker en bevestigd de afspraak.
Ter bevestiging ziet de kandidaat dat de afspraak is gemaakt en op de achtergrond wordt het proces in gang gezet waardoor iedereen van de afspraak op de hoogte wordt gesteld, en dit in het systeem wordt verwerkt.
De kandidaat ontvangt de afspraak. In de e-mail staat de afspraak informatie voor de kandidaat en aan de e-mail is de agenda uitnodiging gekoppeld zodat de kandidaat de afspraak in de agenda kan plaatsen.
Beide interviewers ontvangen ook de bevestigingse-mail en kunnen de afspraak in hun agenda plaatsen.
De organisator van de afspraak ontvangt ook een bevestiging van de afspraak, maar is geen onderdeel van de afspraak waardoor deze geen agenda uitnodiging ontvangt.
De zelfplanner kan ook in bulk worden uitgevoerd voor meerdere kandidaten tegelijkertijd.
Via de opties knop naar de zelfplanner processtap.
Vul de benodigde afspraak gegevens in en verstuur naar alle geselecteerde kandidaten.
❗ Als kandidaat 1 een afspraak heeft gekozen en na dit moment klikt kandidaat 2 op de knop in de uitnodiging e-mail dan zal de afspraak niet meer beschikbaar zijn voor kandidaat 2.
Dit komt doordat de afspraak met kandidaat 1 dan al in de virtuele kalenders staat van de 2 interviewers.
FAQ
Houdt deze zelfplanner ook al rekening met mijn Outlook agenda?
Nee, we maken een virtuele kalender aan per interviewer doordat we geen toeganghebben tot de agenda van de interviewer. Doordat afspraken via de Zelfplanner lopen is bekend welke dag en tijden al een afspraak is ingeschoten en daardoor dus niet meer te kiezen zijn als optie door een andere kandidaat. Een afspraak die buiten de zelfplanner wordt ingepland is niet bekend en hierdoor kan de zelfplanner er geen rekening mee houden.
Wat gebeurt er als je twee beschikbaarheidsblokbken bij twee verschillende vacatures hebt
Een virtuele kalender is gebonden aan een interviewer. Zodra er bij vacature A een afspraak is gemaakt met een kandidaat en dit tijdstip is bij vacature B ook als optie beschikbaar dan wordt dit tijdstip er bij vacature B doordat de interviewer niet meer beschikbaar is op dat tijdstip.
Wat gebeurt er als er 3 interviewers ingepland wordt, en 1 van deze is niet beschikbaar?
Als één interviewer van de 3 interviewers niet kan dan wordt de optie eruit gefilterd en is deze niet kiesbaar door een kandidaat. Alle interviewers moeten beschikbaar zijn om het als optie aan te bieden.
Wanneer wordt er exact in de Virtuele kalender van de interviewers gekeken?
Als de kandidaat de uitnodigingse-mail heeft ontvangen en op de knop klikt om een
tijdblok uit te kiezen dan wordt er op dat moment de beschikbaarheid van de interviewers gekeken. Alleen beschikbare tijdsblokken worden dan aan de kandidaat getoond en als optie aangeboden.
Wat is er nodig om dit in te richten bij onze organisatie, moeten we nog ergens rekening mee houden?
Wellicht is er de wens om een tekstuele aanpassing te doen aan de e-mails, maar verder configureert Ubeeo de e-mails. Er is geen toegang nodig tot agenda’s van gebruikers. Als alles is geconfigureerd is het testen van de functionaliteit wel raadzaam.
Kan Teams worden toegevoegd aan de zelfplanner?
Indien je als bedrijf Teams hebt afgenomen en geautoriseerd hebt wordt Teams in
fase 2 toegevoegd. De voorbereidingen zijn hiervoor momenteel al in gang gezet.
Kan er een ruimte ingepland worden?
Ja, dit wordt echter in een latere fase toegevoegd.
Heb je interesse in deze functionaliteit? Stuur ons een bericht op [email protected]