Inleiding
Evenementen worden gebruikt om een groep mensen informatie te verstrekken over een bepaald onderwerp. Het is tevens een mooie gelegenheid om contact te leggen met potentiële kandidaten die (ook) zeer interessant zijn voor het bedrijf. Dankzij de vernieuwde evenementen module van Ubeeo kan dit meteen in het ATS geregeld worden.
De evenementen
Om bij de evenementen module te komen selecteer je in het menu de optie Evenementen → Evenementen om bij het overzicht van alle evenementen te komen. In dit overzicht kan je alvast basis informatie uitlezen van de aangemaakte evenementen.
Om meer specifiek informatie van een evenement te bekijken kan dat via het vergrootglas aan het begin van de regel.
Een evenement plaatsen
Kies in het linkermenu bij Evenementen de link Nieuw evenement. Hiermee open je het scherm om een nieuw evenement in te voeren.
Gegevens over het evenement invoeren
Het aanmaken van een evenement bestaat uit het invullen van een aantal basis gegevens, zoals aangegeven in het invulscherm hieronder.
Volg hierna de volgende stappen om de vacature te creëren:
Vul de naam van het evenement in.
Selecteer het type van het evenement. Dit kan een evenement Op locatie zijn, of Digitaal. Na het selecteren van ‘Op locatie’ verschijnt het blok waar de informatie van de locatie ingevuld kan worden.
Locatie instellingen
3. Onder status zijn vier keuzes: Proefversie, Definitieve versie, Geannuleerd en Gesloten. Alleen bij de status "Definitieve versie" kan de vacature op internet geplaatst worden.
4. Vul onder publicatie instellingen de publicatiedatum in.
Zodra je je nieuwe evenement hebt opgeslagen, kom je terecht op het overzichtspagina van het evenement. Als je hier nog aanpassingen wilt maken kan je dat doen door op het potloodje te klikken in de hoek rechtsboven van het desbetreffende paneel.
Wat houden de velden precies in?
Beheerder: Dit is de beheerder van het evenement. Je kan dit vergelijken met de vacaturehouder van een vacature.
Status:
Proefversie: Evenement is aangemaakt, en wordt nog aangevuld;
Definitieve versie: De gegevens van het evenement zijn volledig ingevuld en het evenement kan gepubliceerd worden;
Geannuleerd: Evenement is geannuleerd;
Gesloten: Evenement is afgesloten.
Evenement publiceren (online zetten): Om een evenement online te zetten moet de status Definitief zijn en moeten de datums waarop het evenement gepubliceerd mag zijn in het heden liggen.
Teksten: Dit is de tekst die online komt te staan op de website. Bij “samenvatting van het evenement“ kan een kleine samenvatting worden geplaatst die bijvoorbeeld in de jobalert wordt getoond als het evenement in de jobalert zichtbaar wordt. Als het gewenst om meerdere talen te gaan gebruiken dan is dit mogelijk met de tabjes.
Inschrijvingen: In het overzicht van inschrijvingen zijn alle registraties terug te vinden, en staat bij iedere kandidaat een status.
Inschrijvingen overzicht
Deze statussen corresponderen met de grafiek op de hoofdpagina van het evenement. De hoofdstatussen zijn:
Aangemeld
Afgemeld
Deelgenomen
Niet deelgenomen
Ook is het mogelijk om via de aankruisvakjes bulk acties te doen voor de ingeschreven kandidaten (dit kan ook per kandidaat in het kandidaten details scherm). Er kan worden bevestigd dat de kandidaat wel of juist niet is komen opdagen bij het evenement.
Aanpassen van statussen
Ook kan er een email verstuurd worden in bulk naar de ingeschreven kandidaten. Dit kan eventuele updates/informatie bevatten over het evenement.
Event email versturen
Hoe registreert een kandidaat zich voor een evenement?
Er zijn meerdere manieren om je aan te melden voor een evenement. De meeste gebruikte manier is dat er op de website een pagina komt voor de evenementen. Vaak ziet deze pagina er bijna hetzelfde uit als bij een normale vacature. De kandidaat klikt op de registreer knop om zijn/haar gegevens in te vullen op het gekoppelde registratieformulier. Zodra de kandidaat dit heeft afgerond en op opslaan klikt dan is de kandidaat de Ubeeo applicatie gekoppeld aan het evenement.
De andere manier is dat de recruiter via het backoffice de kandidaat handmatig koppelt aan het evenement.
Aanmelden voor evenement via het kandidaten details scherm
Op dit scherm kan je een evenement selecteren en een bijbehorende status voor de kandidaat.
Invoerscherm voor evenement status voor een kandidaat
De status voor dit evenement is dan als lopende procedure te zien op het detail scherm van de kandidaat. In dit overzicht is ook eventueel achtergelaten commentaar zichtbaar.
GDPR
Als een kandidaat zich aanmeldt voor een evenement dan wordt er automatisch maximaal 1 jaar gezet als GDPR termijn. Indien een kandidaat geen actieve sollicitaties heeft wordt deze na 1 jaar hierdoor geanonimiseerd.