Sollicitatie formulier
❗️Let op, dit onderdeel is alleen beschikbaar voor gebruikers met beheerders rechten, wil je iets veranderen in een formulier en heb je niet de juiste rechten?
Ga dan eerst naar een van de beheerders in jullie account.
Daarnaast is dit een lastig onderdeel waarbij veel fout kan gaan, twijfel je ergens over? Stuur ons een berichtje met het wijzigingsverzoek via https://support.ubeeo.nl. Wij kijken graag met je mee!
Ga je toch zelf aan de slag?
Wijzigingen in de sollicitatieformulieren zijn DIRECT zichtbaar op je website. Test je wijzigingen daarom eerst goed voordat je de aanpassingen live zet.
Voor herstelwerkzaamheden naar aanleiding van foutieve configuratie vanuit jullie organisatie kunnen kosten in rekening gebracht worden.
Sollicitatieformulieren zijn te beheren via Configuratie > Websites > Formulieren
Hier kan je kiezen uit de volgende onderdelen
Frontoffice Formulieren
Frontoffice Secties
Frontoffice Vragen
Formulieren bestaan uit Secties en deze Secties bestaan weer uit Vragen. Als je Frontoffice Formulieren selecteert dan heb je alles tot je beschikking.
Nieuw formulier aanmaken
Via het groene plusje in het Frontoffice Formulieren scherm maak je een nieuw formulier aan
Het volgende scherm opent. Onder de afbeelding vind je de uitleg per instelling
Vul hier de naam van het formulier in. Kies voor een herkenbare titel
Het actief vinkje staat standaard aan. Staat dit uit, dan is het formulier niet te selecteren bij een vacature
Kies hier het type formulier (bureauformulier, sollicitatieformulier, werkstroom- of supplementair formulier). Gaat het om een formulier dat je bij een vacature wilt selecteren? Dan kies je hier voor sollicitatieformulier
Is dit formulier het standaard formulier? Vink dit dan aan. Let op dat je per type formulier maar 1 standaard formulier maakt
CV parsing staat standaard aan (systeem haalt dan automatisch informatie uit het cv om aan het kandidaatprofiel toe te voegen (adres, geslacht, werkervaring bv.)
Selecteer hier de automatische e-mail bevestiging die een kandidaat ontvangt voor een sollicitatie via de reguliere website
Selecteer hier de automatische e-mail bevestiging die een interne kandidaat ontvangt voor een sollicitatie via de website
Overige opties zijn optioneel en kunnen worden overgeslagen
Nadat het formulier is aangemaakt kan je het formulieren vullen met verschillende secties en vragen
Secties
Nadat het formulier is aangemaakt kun je onder Gekoppelde templates wijzigen voor welke vacaturetemplates dit sollicitatieformulier allemaal te selecteren is. Vervolgens kun je een Sectie toevoegen via de gelijknamige button:
Je kunt kiezen voor een compleet nieuwe Sectie, een Bestaande sectie herbruiken of een Bestaande sectie kopiëren en aanpassen
Nieuwe sectie
❗️Let op: Kies je voor een nieuwe sectie dan moet je ook het sectie type kiezen. Kies hierbij altijd voor 'Enkel record'. Doe je dit niet, dan zal het formulier niet werken.
Daarnaast zijn de 'Sectie naam' en 'Volgorde' velden verplicht, de overige velden hoef je niet in te vullen. De sectie naam ziet een kandidaat ook terug tijdens het solliciteren. De volgorde bepaalt de volgorde van de secties op het formulier wanneer je gebruikmaakt van meerdere secties.
Herbruiken van een sectie
Bij het herbruiken van een sectie herbruik je een al eerder gebruikte sectie.
❗️Let op: Als je deze optie gebruikt, zal elke aanpassing in de betreffende sectie bij elke al bestaande sectie van dit type op de sollicitatieformulieren zichtbaar zijn. Wil je dit niet? Kies dan voor de optie 'Nieuwe sectie kopiëren en aanpassen'.
Nieuwe sectie kopiëren en aanpassen
In dit geval kopieer je de sectie inclusief de vragen.
❗️Let op: Pas je hierna de vragen aan in deze sectie dan worden deze vragen op de overige formulieren aangepast.
Als je vragen in een gekopieerde sectie wilt aanpassen zonder dat deze op andere formulieren aangepast worden, dan zal je deze moeten verwijderen en opnieuw toevoegen door deze nieuw aan te maken, of door al bestaande vragen te kopiëren en aan te passen.
Vragen
Een sectie bestaat uit vragen. Bij een sectie zijn deze toe te voegen.
Evenals bij secties heb je ook hier de optie om een nieuwe vraag aan te maken, een bestaande vraag te herbruiken of een bestaande vraag te kopiëren.
Nieuwe vraag
Bij nieuwe vraag kan je de vraag een naam geven. Vervolgens kies je het type veld.
Bij het type veld heb je veel verschillende keuzes. Je kan bijvoorbeeld kiezen uit de tekstregel, het tekstgebied, datumveld, postcode, land, of meerkeuze vragen.
De vraag staat standaard op Actief.
Bij de vraag instellingen geef je aan hoe de vraag op het formulier moet heten, dit kan dus afwijken van wat de interne benaming van de vraag is.
Daarnaast geef je aan of je de vraag op zowel Internet als Intranet beschikbaar wil hebben, of dat je de vraag slechts op een van deze opties wil.
Herbruiken van een vraag
Bij het herbruiken van een vraag herbruik je een al eerder gebruikte vraag. Op deze manier hoef je dus geen nieuwe vraag aan te maken.
❗️Let op: Als je deze optie gebruikt, zal elke aanpassing in de betreffende vraag bij elke al bestaande vragen van dit type op de sollicitatieformulieren zichtbaar zijn. Wil je dit niet? Kies dan voor de optie 'Nieuwe sectie kopiëren en aanpassen'
Kopiëren en aanpassen van een vraag
In dit geval kopieer je de vraag en kan je deze daarna aanpassen. De aanpassing in deze vraag zal niet getoond worden op andere formulieren
Tot slot
Zoals eerder al vermeld, zijn sollicitatieformulieren een lastig onderdeel waarbij best wat mis kan gaan. Twijfel je? Dan kijken we graag met je mee. Laat hiervoor een bericht achter via https://support.ubeeo.nl